Pháp luật là hệ thống các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung do nhà nước ban hành hoặc thừa nhận nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. Điều gì xảy ra nếu các mối quan hệ xã hội bị ảnh hưởng quyền lợi và đem ra pháp luật? Chắc chắn các điều tra viên sẽ tiến hành thu thập bằng chứng và phiên tòa diễn ra để phán xử.
Nếu như hằng năm có hàng trăm ngàn vụ án từ dân sự tới hình sự và các điều tra viên cần cật lực đi tìm bằng chứng và bảo quản chúng- và nó sẽ là một nhiệm vụ khá khó khăn. Vậy thì có một công nghệ tự động hóa quản lý bằng chứng trong hệ thống pháp luật được ra đời nhằm phục vụ công tác bảo quản hiện tại đã được áp dụng nhiều ở Mỹ. Cùng SINO Tín Hòa tìm hiểu về kết hợp công nghệ vào quy trình quản lý bằng chứng, tự động hóa hoạt động quản lý bằng chứng trong hệ thống pháp luật.
Những yếu tố trong quản lý bằng chứng
Quản lý bằng chứng hiệu quả không chỉ là thu thập, lưu trữ và theo dõi các mục. Đó là về việc duy trì một chuỗi hành trình kín, trách nhiệm giải trình đầy đủ, tuân thủ các tiêu chuẩn công nhận và khả năng báo cáo quan trọng.
Một số ý tưởng về cách làm cho giảm chi phí quản lý bằng chứng và tiết kiệm cho đồng nghiệp của bạn trong các bộ phận tuần tra, điều tra và cải chính rất nhiều thời gian và công sức.
Trách nhiệm
Tất cả các trách nhiệm xung quanh việc quản lý bằng chứng là gì?
Câu hỏi này không chỉ đơn thuần là đóng gói và lưu trữ bằng chứng đúng cách. Một ví dụ điển hình là bộ dụng cụ tấn công tình dục (SAKS). Đóng gói và bảo quản những bộ dụng cụ này đúng cách là chưa đủ, tuân thủ luật điều chỉnh các khung thời gian để gửi những thứ này đến phòng thí nghiệm và thời điểm và nội dung giao tiếp cần diễn ra với nạn nhân.
Những loại trách nhiệm này phải được xác định và xem xét đối với mọi loại bằng chứng được thu thập.
Sự lặp lại
Quản lý bằng chứng có đầy đủ các hành động lặp đi lặp lại. Mỗi ngày, bằng chứng được nộp bởi các quan chức và được nhận bởi các kỹ thuật viên bằng chứng.
Những hành động lặp lại này và các dự án đặc biệt như phá hủy, kiểm tra và kiểm kê đều cần được kiểm tra để xem chúng có thể được cải thiện ở đâu.
Rủi ro
Nếu tất cả các trách nhiệm quản lý bằng chứng và các hành động lặp đi lặp lại của một bộ phận không được tính đến, thì bộ phận đó sẽ tự đặt ra rủi ro lớn hơn là sẽ xảy ra sai sót – và trong nhiều trường hợp là không bị phát hiện.
Danh tiếng
Ngay cả những vấn đề chưa được phát hiện cuối cùng cũng tự bộc lộ và khi chúng xảy ra, danh tiếng của bộ phận có thể bị tổn hại không thể khắc phục được. Nhiều lần, danh tiếng và sự nghiệp của người đứng đầu bị hủy hoại trong quá trình này.
Công nghệ RFID trong tự động hóa hoạt động quản lý bằng chứng
Công nghệ theo dõi RFID với cách tiếp cận “công nghệ tìm kiếm vấn đề”. RFID đã mang lại những kết quả đáng kinh ngạc trong các ứng dụng chuỗi cung ứng và hậu cần.
Tuy nhiên, những ứng dụng đó nằm trong các hệ thống và quy trình có thể được kiểm soát và tiêu chuẩn hóa dễ dàng hơn trong suốt quá trình. Tất cả mọi thứ có thể được đóng gói trong hộp. Các nhãn luôn được đặt ở cùng một vị trí để có được số lần đọc tối ưu. Sau đó, đầu đọc được gắn để thu thập dữ liệu thẻ RFID trong môi trường thống nhất và được kiểm soát này.
Đóng gói và lưu trữ bằng chứng
Việc đóng gói và lưu trữ bằng chứng không đơn giản như bất kỳ ai từng bước vào cơ sở lưu trữ bằng chứng đều biết. Bất kỳ ai nói: “Chúng tôi sẽ chỉ gắn thẻ RFID trên tất cả các mặt hàng của mình và sau đó chúng tôi sẽ có thể đi vòng quanh và kiểm kê mọi thứ trong thời gian thực,” là người đã không thực hiện nghiên cứu của mình. Suy nghĩ này là lý do tại sao các cơ quan miễn cưỡng tin tưởng vào các nhà cung cấp công nghệ hoặc công nghệ – một “giải pháp” RFID như vậy chắc chắn sẽ thất bại ngay từ đầu.
Điều bắt buộc là phải tiến hành một cách tiếp cận có mục tiêu để xác định quy trình quản lý bằng chứng nào được quản lý tốt nhất bằng mã vạch và quy trình nào bằng thẻ RFID hoặc thẻ kết hợp, để nhận được kết quả mà bạn mong muốn.
Khi một nhà cung cấp công nghệ làm việc với một cơ quan để thực hiện phương pháp này, sẽ có những lợi ích thực sự và lợi tức đầu tư (ROI) thực sự vì công nghệ sẽ thực sự giải quyết vấn đề hiện tại.
Công nghệ RFID tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên
Sau khi khảo sát hàng trăm cơ quan pháp luật ở Mỹ thì khảo sát cho hay: tiết kiệm được nửa giờ mỗi tuần cho mỗi sĩ quan đã tuyên thệ nhậm chức. Vì vậy, ví dụ, một bộ phận có 25 nhân viên đã tuyên thệ tiết kiệm được khoảng 12,5 giờ một tuần khi tính trung bình trong hơn một năm. Và một bộ phận 1.700 tiết kiệm trung bình 850 giờ mỗi tuần. Đây là những khoản tiết kiệm theo thời gian thực có thể được chuyển hướng sang các hoạt động kiểm soát và chủ động tích cực hơn như bắt kịp quá trình xem xét và xử lý bằng chứng.
Tiết kiệm thời gian đến từ đâu? Có phải chỉ là vấn đề tăng tốc độ của từng hành động cần thiết trong vòng đời của một bằng chứng?
Phần lớn thời gian tiết kiệm được là nhờ cải thiện quy trình đệ trình cho các quan chức và giúp các kỹ thuật viên chứng cứ dễ dàng nhận được chứng cứ hơn. “Bốn người thường mất khoảng bảy giờ để xử lý bằng chứng đến của chúng tôi mỗi ngày. Chỉ ba tuần sau khi triển khai EvidenceOnQ, nó đã giảm xuống còn hai người và chỉ mất 90 phút. Nó cho phép chúng tôi có nhiều thời gian hơn để làm việc trong các dự án thanh trừng để sẵn sàng cho bước đi của chúng tôi.”
Khoản tiết kiệm còn vượt ra ngoài cả việc gửi và nhận bằng chứng hàng ngày. Hầu hết các bộ phận chậm hơn nhiều năm trong quy trình xử lý/ tiêu hủy vì quá trình này tốn nhiều thời gian. Vì vậy, vấn đề chỉ phức tạp và nhân lên. Bởi vì họ giữ đồ đạc lâu hơn bình thường nên họ hết dung lượng. Nhiều đồ đạc hơn đồng nghĩa với nguy cơ thất lạc đồ đạc cao hơn. Nhiều thứ hơn cũng có nghĩa là mất nhiều thời gian hơn để kiểm kê và kiểm toán.
Nhiều nhân viên đã mất thời gian để xếp chồng, sao chụp, in, cắt làm đôi, ghim, sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, lưu hồ sơ, gỡ ghim, phân loại, rồi phải ghi ngày tháng và ký tên tắt vào từng mục.
Lợi ích của công nghệ đối với việc theo dõi, truy vết và quản lý bằng chứng là rất lớn và khá đơn giản
Mã vạch và thẻ RFID an toàn, đáng tin cậy và chính xác khi chúng được triển khai đúng cách. Không giống như một giải pháp chuỗi cung ứng mà bạn có thể nói rằng 2-3% đọc sai hoặc quét sai có thể chấp nhận được như chi phí kinh doanh, suy nghĩ này là không thể chấp nhận được trong thế giới tư pháp hình sự và an toàn công cộng. Vì vậy, chúng tôi luôn đảm bảo công nghệ theo dõi và theo dõi phù hợp với các quy trình mà chúng tôi đang cố gắng cải thiện và triển khai đúng cách để đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống.
Nhiều công ty không hài lòng với những “giải pháp” được cho là trong quá khứ đã thất bại, bởi vì chúng không được cân nhắc kỹ lưỡng từ đầu và quá cứng nhắc cũng như tốn kém để thay đổi sau khi thực hiện. Vì vậy, bộ phận đã cố gắng điều chỉnh các quy trình của họ để phù hợp với phần mềm, nhưng cuối cùng họ đã từ bỏ nền tảng đó – và đôi khi họ đã chi hàng triệu đô la – để gieo xúc xắc trên nền tảng mới tiếp theo được tiếp thị là “giải pháp”.
Một bộ phận – và thực sự là người ra quyết định cuối cùng – cần phải tự tin rằng họ đang đầu tư thời gian và nguồn lực của mình vào một nền tảng hoặc hệ thống đáp ứng nhu cầu và yêu cầu riêng của họ ngày nay. Tất cả chúng ta đều muốn được công nhận và có tiếng là đã làm một công việc quan trọng một cách xuất sắc và chính trực. Vì vậy, họ cần một con đường để đáp ứng nhu cầu thay đổi của họ trong tương lai theo các bước hợp lý, giá cả phải chăng và đã được chứng minh. Đó là cách duy nhất họ sẽ đi đến giải pháp thực sự.
Mất bao lâu để triển khai một giải pháp đầu cuối thực sự?
Việc triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô của một cơ quan và nơi họ bắt đầu – hiện tại dựa trên giấy so với việc thay thế một hệ thống tự động hiện có. Tại FileOnQ, thời gian triển khai là 2-3 tháng là điển hình đối với hầu hết các phòng ban vừa và nhỏ. Đối với các đại lý lớn hơn, chúng tôi thường xem xét 4-6 tháng kể từ thời điểm đặt hàng đến khi đi vào hoạt động.
Các đại lý thuộc mọi quy mô sẽ bắt đầu thấy ROI ngay lập tức khi họ triển khai giải pháp giải quyết về: Trách nhiệm, Sự lặp lại, Rủi ro và Danh tiếng.
Cho dù đó là sử dụng công nghệ đã được chứng minh là đúng như mã vạch hay công nghệ hứa hẹn mới hơn như RFID, thì ROI là kết quả của việc xác định phạm vi và triển khai giải pháp đúng cách – không chỉ là công nghệ.
Lời cuối
Bài viết trên hy vọng giúp bạn biết thêm về tự động hóa hoạt động quản lý bằng chứng trong hệ thống pháp luật. Để tìm hiểu chi tiết về giải pháp mã vạch- RFID, bạn hãy liên hệ hotline của SINO Tín Hòa : 028 3848 0585. Ext: 121 để được tư vấn về các dòng máy phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Với sự phục vụ tân tâm, nhiệt tình, chu đáo, chắc chắn sẽ giúp bạn hài lòng.
- Sales 1: 090 149 1238
- Sales 2: 0909 353 719
- Sales 3: 0938 623 553
Không chỉ có giải pháp mã vạch – RFID, SINO Tín Hòa còn cung cấp rất nhiều dòng máy khác như máy chấm công, máy in nhãn dán, máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch, máy đếm tiền, ngăn kéo đựng tiền, xe đẩy hàng,… đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng của khách hàng. Hãy đến với SINO Tín Hòa ngay hôm nay, công ty luôn cam kết đem lại sự hài lòng lớn nhất cho người sử dụng.
Tìm hiểu thêm:
Cung cấp giải pháp RFID trong quản lý kho bãi
