Bất cứ công ty sản xuất nào cũng cần có phương pháp quản lý hàng hóa, lưu kho, quy trình kho đạt chuẩn, thúc đẩy công ty ổn định hàng hóa, giảm tỷ lệ thất thoát cũng như đảm bảo lượng hàng hóa cung ứng cho khách hàng đúng hạn, kịp thời gian. Để đảm bảo những điều trên cần rất nhiều yếu tố về con người, thời gian và công nghệ. Và bước đầu tiên là quy trình quản lý hàng hóa, cách đặt mã SKU cho hàng hóa dễ phân loại. Trong bài viết này, cùng SINO tìm hiểu thêm về SKU là gì và cách đặt mã SKU.
Mã SKU là gì?
SKU sản phẩm là gì ? Mã SKU (Stock Keeping Unit) là một chuỗi ký tự độc nhất được sử dụng để định danh và quản lý sản phẩm trong kho hàng hoặc hệ thống bán hàng.
Mã SKU thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp để giúp họ dễ dàng xác định và theo dõi số lượng, vị trí và các thông tin khác về sản phẩm trong kho.
Mỗi sản phẩm có một mã SKU riêng, và mã SKU này có thể được thiết kế theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Thông thường, mã SKU có thể bao gồm các thông tin như loại sản phẩm, nhà sản xuất, dòng sản phẩm, màu sắc, kích thước, phiên bản, và các thuộc tính khác để giúp phân biệt sản phẩm một cách rõ ràng và hiệu quả.
Mã SKU thường được sử dụng trong các hệ thống quản lý kho hàng, bán lẻ, và thương mại điện tử để giúp quản lý sản phẩm một cách chính xác và hiệu quả.
Những lợi ích mã SKU đem lại
Những lợi ích của mã SKU đem lại cho doanh nghiệp cực kì lớn cho nên tất cả các công ty sản xuất hoặc thương mại có số lượng hàng hóa lớn, đa dạng đều dùng quy chuẩn đặt mã SKU cho tất cả sản phẩm.
Hạn chế nhầm lẫn giữa khách hàng và nhà cung ứng
Giả sử doanh nghiệp bạn sản xuất quần áo mà có rất nhiều mã màu khác nhau, với sản phẩm quần áo màu vàng bạn sẽ có trên dưới 10 màu và việc khách hàng miêu tả màu vàng như thế nào, ra sao để đặt hàng sẽ rất khó khăn. Nếu không kĩ càng sẽ xảy ra trường hợp đặt nhầm hàng và gây ra tổn thất cho doanh nghiệp bạn khá nhiều.
Để ngăn ngừa vấn đề này, bạn chỉ cần đặt mã SKU cho mỗi sản phẩm và quy định ngay từ ban đầu. Khách hàng chỉ cần gửi đơn hàng PO đúng mã SKU thì sẽ hạn chế được sự nhầm lẫn rất lớn.
Đơn giản hóa việc đặt hàng
Thay vì khách hàng phải mô tả dài dòng về sản phẩm cần đặt, sau khi bạn thiết lập mã SKU và form đặt hàng, khách hàng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chỉ cần điền mã SKU, số lượng theo form mẫu đặt hàng mà bạn đề ra là hai bên đã hiểu ý nhau và tiến hành giao dịch nhanh chóng.
Tích hợp đa kênh
Không chỉ thuận lợi trong việc đặt hàng, mã SKU còn giúp các kênh khác có thể hiểu chính xác sản phẩm bằng mã SKU là linh hoạt quán lý, bán hàng qua nhiều kho khác nhau, bán hàng qua sàn thương mại điện tử.
Đặt mã SKU trong các công ty
Nếu bạn là công ty thương mại hoặc là công ty sản xuất thì đều cần có mã SKU với số lượng hàng hóa lớn. SKU phụ thuộc vào quy ước về sản phẩm, bạn có thể quy ước SKU bằng chữ hoặc bằng số.
Với công ty thương mại
Thông thường với công ty thương mại, mã SKU sẽ được dùng chung với công ty cung ứng hàng hóa. Các công ty cung ứng hàng hóa sẽ có mã vạch theo chuẩn EAN, UPC hoặc GTIN gồm 8-12 số.
Hoặc bạn có thể tạo mã SKU hoàn toàn khác để dễ dàng quản lý nếu có nhiều công ty cung ứng.
Với công ty sản xuất
Với công ty sản xuất thì bạn có thể chủ động đặt mã SKU theo số hoặc bằng chữ.
Khi lập kế hoạch cho SKU, nhà quản lý cần quyết định sử dụng mã ký tự dài hay mã số ngắn. Mỗi thứ đều có ưu điểm và mặt tích cực của nó. SKU ký tự có thể có ý nghĩa hơn, vì vậy bạn có thể sử dụng chúng để lọc báo cáo và danh sách sản phẩm thành thương hiệu, mùa, phong cách, v.v.
Ví dụ đây là mã SKU của mặt hàng gia dụng SAMSUNG:
- WW75K5210YW/SV
- WW80K5233YW/SV
- RT29K5532BU/SV
Các công ty sẽ đặt mã SKU sẽ gồm chữ cái và kèm số để thể quy chuẩn cho các dòng, phân loại màu sắc, công năng thì thêm số để dễ dàng quy ước.
Cách đặt mã SKU đơn giản
Không có một quy chuẩn đặt mã SKU cố định, SKU được đặt dựa trên sự quy ước của bạn làm sao cho dễ phân loại.
Bạn có thể tham khảo cách đặt mã SKU đơn giản dưới đây:
Tạo format tên
Sẽ tùy theo dòng hàng hóa của bạn, phân loại của dòng hàng đó như thế nào mà bạn sẽ quy định mã SKU dài hay ngắn theo kí tự phù hợp.
Ví dụ: Đối với một đôi giày Bitis màu xanh bạc ở size 43, SKU sẽ là BT-XB-43.
Thiết lập hệ thống mã hóa
Sau khi đặt SKU cho các sản phẩm xong, bạn mã hóa chúng lên file excel quy ước. SKU sẽ chia ra theo tên thương hiệu, kích thước, loại và màu sắc, bằng các phần mềm bảng tính Excel hay Google trang tính. Ví dụ, đây là cách bạn có thể thực hiện đối với tên thương hiệu:
Những lưu ý khi đặt mã SKU
Sau đây là những điều bạn nên lưu ý khi đặt mã SKU bạn nên lưu ý:
Không đặt mã SKU đầu dãy là số 0
Sau khi bạn quy ước mã SKU, bạn sẽ cần phải thao tác trên hệ thống thiết lập hệ thống mã hóa. Việc đặt đầu dãy SKU là số 0 sẽ gây cản trở vì Excel sẽ nhận diện số 0 đầu dãy là không giá trị và làm cho số 0 mất đi.
Nếu có trường hợp này, bạn cần phải định dạng dãy SKU là chữ chứ không phải là số, việc này làm bạn mất thêm 1 thao tác. Thay vì vậy, bạn hoàn toàn có thể tránh trường hợp gây cản trở bằng việc tránh việc đặt mã SKU đầu dãy là số 0.
Tránh đặt SKU quá dài
Việc đặt tên SKU quá dài sẽ gây khó khăn cho khách hàng cũng như nhân viên khi cần hiểu sản phẩm là gì và dễ dàng quên hoặc làm mất 1 vài số hoặc chữ trong SKU sẽ làm việc phối hợp khó hiểu, không ăn ý. Thay vì vậy bạn chỉ cần quy ước dãy SKU đơn giản và tối giản nhất mức có thể, vừa đạt được mục đích hiểu sản phẩm, vừa tối giản dãy SKU tránh rườm rà, phức tạp, khó sử dụng.
Ví dụ
– Bộ sưu tập mùa hè 2024, áo thun, size lớn, xám = MH-AT-L-X .
– Bộ sưu tập mùa hè 2024, áo thun, size nhỏ, vàng = MH-AT-N-V.
Tránh các kí tự đặc biệt
Nếu gán các kí tự đặc biệt cho mã SKU:
✓ ✔ ✗ ✘ ∨ √
Ký tự dấu gạch chéo “/” có thể bị xác định thành dấu phân tách dữ liệu trong Excel.
– I ( chữ i hoa) và l ( chữ L thường) rất hay bị nhầm lẫn trong việc nhập liệu.
– Các ký hiệu @,>,<,*, không phải trường hợp nào cũng có ý nghĩa rõ ràng.
Với các kí tự này khi bạn làm thao tác hệ thống mã hóa, tùy font chữ cũng như Excel cũng khó nhận diện khiến quy trình của bạn sẽ lâu hơn và giảm năng suất.
Kết luận
Cám ơn bạn đã xem bài viết cách đặt mã SKU để quản lý hàng hóa, hy vọng bạn đặt mã SKU phù hợp, đúng chuẩn để dễ dàng quản lý hàng hóa trong doanh nghiệp.
SINO hiện nay là công ty tiên phong trong lĩnh vực mã vạch và RFID, áp dụng trong hệ thống quản lý kho bãi hiệu quả. Với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, SINO sẽ đưa ra giải pháp quản lý kho bãi gồm phần cứng và phần mềm phù hợp với quy mô, ngân sách của doanh nghiệp bạn.
SINO hiện là nhà cung cấp chính hãng máy quét mã vạch, máy in mã vạch… đến từ các thương hiệu : ZEBRA, HONEYWELL, CIPHERLAB, SATO…
Hãy tin tưởng SINO là sự lựa chọn tốt nhất trong giải pháp quản lý kho bãi.
Đội ngũ tư vấn SINO
- Sales 1: 090 149 1238
- Sales 2: 0909 353 719
- Sales 3: 0938 623 553
- Sales 4: 093 862 3553
