Mã vạch sản phẩm của Việt Nam: Thủ tục đăng ký mới 2026

Mã vạch sản phẩm của Việt Nam bắt đầu bằng đầu số 893, cấp theo chuẩn GS1. Từ năm 2026, hồ sơ đăng ký nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Doanh nghiệp dùng tài khoản VNeID thay cho cách nộp giấy trước đây. Bài viết dưới đây tổng hợp thủ tục mới, mức phí và cách quản lý tem nhãn hàng hóa sau khi có mã.

1. Mã vạch sản phẩm của Việt Nam là gì?

Mã vạch là cách mã hóa dữ liệu thành các vạch đen và khoảng trắng có độ rộng khác nhau. Máy quét đọc dãy vạch này rồi trả về một chuỗi số. Chuỗi số đó mới là thứ mang thông tin.

Với hàng lưu thông trên thị trường, chuỗi số này là mã GTIN. Đây là mã định danh thương phẩm toàn cầu theo chuẩn GS1. Mỗi loại sản phẩm có một GTIN riêng. Cùng một dòng sữa nhưng khác dung tích thì phải khác mã.

Mã vạch sản phẩm của Việt Nam được nhận ra nhờ ba số đầu tiên: 893. Đây là mã quốc gia mà tổ chức GS1 quốc tế phân cho Việt Nam.

Đầu số 893 có nghĩa là hàng sản xuất tại Việt Nam không?

Không hẳn. Đây là chỗ rất nhiều người hiểu nhầm.

Đầu số 893 cho biết doanh nghiệp đã đăng ký mã số mã vạch tại GS1 Việt Nam. Nó không khẳng định sản phẩm được sản xuất ở đâu.

Một doanh nghiệp Việt đặt gia công tại nước ngoài rồi nhập về phân phối vẫn dùng mã 893. Ngược lại, hàng làm ngay tại Việt Nam nhưng do công ty mẹ ở Nhật đăng ký mã thì đầu số là 45 hoặc 49.

Muốn biết xuất xứ thật, bạn đọc nhãn hàng hóa. Mã vạch chỉ trả lời câu hỏi “ai chịu trách nhiệm về sản phẩm này”, không trả lời “sản phẩm làm ở đâu”.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc đăng ký mã vạch không?

Câu trả lời ngắn: luật không bắt buộc, nhưng thị trường thì có.

Khoản 1 Điều 21 Nghị định 37/2026/NĐ-CP nêu rõ: tổ chức và cá nhân có quyền đăng ký sử dụng mã số mã vạch. Đây là quyền, không phải nghĩa vụ. Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp ứng dụng mã số mã vạch vào quản lý chất lượng và truy xuất nguồn gốc.

Nhưng khi bạn muốn đưa hàng ra khỏi cửa hàng của chính mình, câu chuyện đổi khác.

Những trường hợp gần như buộc phải có mã GS1

• Vào siêu thị, chuỗi bán lẻ hiện đại: hệ thống POS cần mã GTIN hợp lệ mới tạo được mã hàng.
• Bán trên sàn thương mại điện tử: nhiều ngành hàng yêu cầu khai báo GTIN khi tạo sản phẩm.
• Xuất khẩu: đối tác quét mã bằng hệ thống của họ. Mã phải tra được trên cơ sở dữ liệu GS1 toàn cầu.
• Hàng có yêu cầu truy xuất nguồn gốc: thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm là nhóm bị soi kỹ nhất.

Lực lượng Quản lý thị trường kiểm tra tính hợp pháp, nhãn mác, xuất xứ và quy chuẩn kỹ thuật của hàng hóa. Sản phẩm dùng chung mã, mã không tra được hoặc mã giả đều là dấu hiệu bị lập biên bản.

3. Đăng ký mã vạch sản phẩm của Việt Nam ở đâu?

Từ năm 2026, thủ tục chuyển hẳn lên môi trường điện tử.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Tài khoản dùng để nộp là VNeID của tổ chức đã xác thực. Cơ quan tiếp nhận là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia.

Điểm đáng chú ý: bạn nộp hồ sơ và đóng phí trong cùng một lượt, qua chức năng thanh toán online.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ gồm biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký, có chữ ký số. Quy định tại điểm a khoản 3 Điều 29 Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

Cơ quan tiếp nhận sẽ tự khai thác dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia để thay cho giấy tờ. Nếu tài khoản VNeID chưa tích hợp đủ thông tin đăng ký doanh nghiệp, bạn phải bổ sung bản sao điện tử được chứng thực.

Thông tin doanh nghiệp còn tra cứu được tại hệ thống của GS1 Việt Nam.

Thời gian giải quyết

Khoản 1 Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định rõ:

Doanh nghiệp vẫn có thể thuê dịch vụ bên ngoài làm thủ tục. Nhưng tự nộp trên Cổng Dịch vụ công có cái lợi riêng. Bạn biết hồ sơ đang nằm ở bước nào. Tài khoản cũng giữ lại được để sau này khai báo sản phẩm mới.

4. Chi phí đăng ký và duy trì mã số mã vạch

Mức thu quy định tại Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC.

Phí cấp mới: 1.000.000 đồng cho mã doanh nghiệp GS1, nộp một lần.

Phí duy trì hàng năm phụ thuộc loại mã doanh nghiệp bạn chọn:

Mã địa điểm toàn cầu GLN và mã EAN-8 có mức duy trì 200.000 đồng/năm.

Ba điều cần nhớ về phí duy trì:

• Từ năm thứ hai, bạn chỉ nộp phí duy trì. Không phải đóng lại phí cấp mã.
• Hạn nộp chậm nhất là ngày 30/6 hàng năm.
• Nhận Giấy chứng nhận sau ngày 30/6 thì năm đầu chỉ nộp 50% mức phí duy trì.

Chậm nộp phí duy trì có thể bị thu hồi quyền sử dụng mã số mã vạch. Căn cứ là khoản 3 Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

5. Mã vạch quản lý nội bộ khác gì mã vạch sản phẩm của Việt Nam?

Đây là hai hệ mã hoàn toàn khác nhau, dù nhìn bề ngoài đều là vạch đen trắng.

Mã GS1 dùng để công bố ra thị trường. Mã nội bộ dùng để chạy kho.

Mã nội bộ do doanh nghiệp tự quy ước và tự in. Bạn tạo mã bằng phần mềm như BarTender rồi in ra tem dán lên thùng, kệ, pallet hay vị trí lưu trữ.

Vì sao nên tách riêng hai hệ mã?

Một sản phẩm thường mang cả hai loại mã: mã GS1 in trên bao bì cho thị trường nhận diện, mã nội bộ cho kho theo dõi lô và vị trí.

Gộp chung nghe có vẻ gọn nhưng lại tốn kém. Mỗi lần đổi quy ước quản lý, bạn sẽ phải khai báo lại với GS1 và trả thêm phí. Trong khi mã nội bộ chỉ cần sửa trong phần mềm rồi in tem mới.

6. In tem mã vạch: doanh nghiệp cần thiết bị gì?

Có mã rồi thì phải in được tem. Đây là khâu nhiều doanh nghiệp mới đăng ký hay bỏ sót.

Chọn máy in mã vạch, máy in tem nhãn theo sản lượng

Sản lượng tem mỗi ngày quyết định lựa chọn thiết bị.

• Dưới vài trăm tem/ngày: dòng máy để bàn in nhiệt trực tiếp là đủ. Máy in nhiệt iDPRT SP410 thuộc nhóm này, phù hợp tem vận đơn và tem dán ngắn hạn.
• Vài nghìn tem/ngày trở lên: cần dòng công nghiệp in truyền nhiệt, chịu được ca chạy liên tục.

Bạn có thể xem đầy đủ các dòng tại danh mục máy in mã vạch của Sino Corporation.

Tem nhãn và ribbon mực quyết định độ bền

Máy in tốt mà chọn sai vật tư thì tem vẫn hỏng.

Tem in nhiệt trực tiếp không dùng mực, chi phí thấp, nhưng mờ dần khi gặp nhiệt và ánh sáng. Tem in truyền nhiệt cần ribbon mực và bền hơn hẳn.

Hàng đi siêu thị hoặc xuất khẩu nên chọn in truyền nhiệt. Mã vạch phải quét được sau nhiều tháng nằm kho và nhiều lần bốc dỡ.

Quét và kiểm kho

Tem in xong cần thiết bị đọc. Máy quét mã vạch xử lý khâu nhập kho, xuất kho và kiểm đếm định kỳ.

Với kho lớn hoặc hàng giá trị cao, công nghệ RFID đọc được hàng loạt mà không cần nhìn thấy từng tem. Cách triển khai chi tiết có trong bài quản lý kho bằng mã vạch.

7. Câu hỏi thường gặp về mã vạch sản phẩm của Việt Nam

Đăng ký mã vạch sản phẩm ở đâu?

Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia bằng tài khoản VNeID của doanh nghiệp. Cơ quan tiếp nhận là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia.

Mã vạch sản phẩm của Việt Nam bắt đầu bằng số mấy?

Bắt đầu bằng 893. Đây là mã quốc gia GS1 phân cho Việt Nam.

Mọi sản phẩm đều bắt buộc phải đăng ký mã vạch?

Không. Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định đây là quyền của doanh nghiệp. Tuy nhiên siêu thị, sàn thương mại điện tử và đối tác xuất khẩu thường đặt mã GTIN thành điều kiện nhập hàng.

Đăng ký mã vạch mất bao lâu?

07 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ. Hồ sơ thiếu thì doanh nghiệp có 03 ngày để bổ sung.

Có tốn phí không?

Có. Phí cấp mã một lần và phí duy trì hàng năm, theo Thông tư 232/2016/TT-BTC.

Mã vạch quản lý kho khác gì mã vạch đưa ra thị trường?

Mã quản lý kho do doanh nghiệp tự quy ước, không đăng ký, không đóng phí. Mã đưa ra thị trường phải đăng ký và tạo theo chuẩn GS1.

8. Lời kết

Đăng ký mã vạch sản phẩm của Việt Nam giờ chỉ còn là một thủ tục trực tuyến vài ngày làm việc. Phần khó nằm ở sau đó: in tem đúng chuẩn, quét được ổn định và gắn dữ liệu vào hệ thống kho.

Sino Corporation hoạt động trong lĩnh vực mã vạch và RFID từ năm 1994. Công ty là đối tác của SATO, Honeywell và Zebra tại Việt Nam. Nếu cần tư vấn thiết bị và giải pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch, bạn liên hệ:

• Tổng đài: (028) 3848 0666
• Kinh doanh 1: 0909 359 719
• Kinh doanh 2: 0918 749 577