Cho dù bạn là người quản lý hoạt động thương mại điện tử hay hậu cần, quản lý kho hàng hiệu quả là chìa khóa để đảm bảo giao hàng nhanh hơn, quản lý hàng tồn kho phù hợp và hoạt động tiết kiệm chi phí. Do sự phức tạp của nhà kho, quản lý kho hàng không phải là một công việc dễ dàng. Thành công đòi hỏi một kế hoạch hiệu quả để quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, cũng như các công cụ và công nghệ phù hợp để giúp nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ. Vì việc nhận hàng tồn kho mới là bước đầu tiên trong hành trình vận hành kho và các vấn đề xảy ra trong giai đoạn này có thể ảnh hưởng đến tất cả các phần khác trong hoạt động, điều quan trọng là bạn phải chuẩn bị sẵn quy trình này. Nếu không, quá trình đưa hàng hóa vào và ra khỏi kho và đến tay khách hàng sẽ luôn khó khăn. Cùng SINO Tín Hòa tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa tại kho chi tiết.
Các vấn đề về quản lý hàng hóa
Đã bao nhiêu lần bạn nhận các lô hàng không đầy đủ hoặc bị hư hỏng, không kiểm kê hàng hóa một cách chính xác khi nhập kho hoặc vô tình lưu trữ hàng hóa không đúng địa điểm? Và bạn và nhân viên đã lãng phí bao nhiêu thời gian để cố gắng khắc phục những sai lầm này hoặc giảm thiểu tác động đến lợi nhuận của chúng?
Đó là lý do tại sao tôi luôn nhấn mạnh với những người điều hành kho hàng rằng tôi thấy tầm quan trọng của việc thường xuyên xem xét quy trình tiếp nhận trong kho và xem họ có thể tối ưu hóa cách bố trí khu vực tiếp nhận ở đâu.
Quy trình tiếp nhận hàng hóa trong kho
Trước tiên cần phải nhấn mạnh vào thiết kế vật lý vì điều đó có ảnh hưởng rất lớn đến luồng vào. Bạn nên kiểm tra các quy trình cũng như sự di chuyển của con người và hàng hóa theo nhịp độ thường xuyên để xem liệu có lãng phí chuyển động hay không.
Bên cạnh việc cản trở năng suất, cách bố trí yêu cầu công nhân thực hiện các bước bổ sung – không cần thiết – để dỡ hàng, mở hộp, xử lý và phân loại các đơn hàng gửi đến có thể gây ra vấn đề an toàn. Vì vậy, có nhiều lý do để chú ý đến những gì đang xảy ra ở đây.
Việc tạo ra một quy trình gửi hàng đến an toàn, hiệu quả, tôn trọng những gì đang hoạt động tốt hiện nay sẽ giảm nguy cơ sai sót, bể vỡ hàng hóa.
Tuân thủ các biện pháp kiểm soát quy trình.
Công việc của nhóm tiếp nhận là dỡ hàng, kiểm tra và ghi lại hàng tồn kho mới khi hàng vào kho. Khi một lô hàng mới đến, cần kiểm tra kỹ lưỡng các dấu hiệu hư hỏng và đếm để xác nhận rằng đơn hàng đã được thực hiện.
Đa số nhân viên kiểm kê được giao nhiệm vụ xác nhận rằng đơn hàng đã hoàn tất và ở tình trạng tốt. Nhưng bất cứ ai bạn đang làm việc đó, hãy đảm bảo rằng họ biết rằng họ phải thực sự kiểm tra đơn hàng trước khi ký. Chỉ khi lô hàng đã được chấp nhận, nhóm tiếp nhận mới bắt đầu nhập thông tin sản phẩm vào hệ thống quản lý kho hàng (WMS) của bạn và ai đó cần xác nhận rằng mỗi sản phẩm có số tồn kho được chỉ định và nhãn chính xác trước khi bất kỳ ai xóa nó để xếp vào giá.
Tập trung vào 4 vùng quan trọng
Cần có bốn khu vực nhập hàng quan trọng được phân định trong kho của bạn để hỗ trợ quy trình tiếp nhận và các quy trình của bạn phải được sắp xếp xung quanh bốn khu vực này để đảm bảo quy trình xử lý nhanh chóng, an toàn và hiệu quả:
- Khu vực tiếp nhận (hoặc điểm vào) – Đây là cửa bến nơi nhóm của bạn gặp xe tải chở hàng để dỡ pallet hàng tồn kho mới.
- Khu vực dàn dựng hàng tồn kho – Đây là nơi đầu tiên hàng tồn kho “hạ cánh” sau khi dỡ hàng. Nhân viên kiểm kê và các thành viên của nhóm tiếp nhận phải dỡ hàng, kiểm tra, đếm và tiếp nhận các lô hàng tồn kho trong khu vực này.
- Vùng xử lý hàng tồn kho – Khi hàng tồn kho trong khu vực tổ chức đã được chấp nhận, nó sẽ được chuyển đến khu vực xử lý hàng tồn kho. Trong lĩnh vực này, nhóm tiếp nhận kho hàng của bạn có thể làm việc để đảm bảo rằng mỗi sản phẩm mới được chỉ định số lượng hàng tồn kho, được nhập vào hệ thống kiểm soát hàng tồn kho của bạn và được dán nhãn chính xác.
- Khu vực làn đường cất giữ – Làn đường cất giữ thường là các băng tải cố định có động cơ vận chuyển hàng tồn kho mới được xử lý từ khu vực tiếp nhận đến một khu vực riêng biệt nơi các đội sẽ phân loại và vận chuyển đến các vị trí lưu trữ được xác định trước trong kho. Mặc dù vậy, tôi bắt đầu nghe nói về việc ngày càng có nhiều nhà khai thác kho sử dụng rô-bốt di động tự động (AMR) trong vai trò này. Bạn sẽ phải tìm ra điều gì phù hợp nhất với mình dựa trên khối lượng hàng hóa, nguồn lao động, không gian vật lý, v.v. Bạn có thể tham khảo ý kiến của một số người để hiểu các lựa chọn của mình tại đây và ưu/nhược điểm của từng lựa chọn.
Đảm bảo cơ sở hạ tầng bến cảng vững chắc
Khi thiết kế bố trí bến tiếp nhận, điều quan trọng là phải xác định số lượng cửa bến cần thiết để xử lý khối lượng lô hàng dự kiến. Việc lắp đặt đủ bến tiếp nhận đảm bảo bạn có thể tiếp nhận nhiều xe chở hàng và xe dỡ hàng nhanh nhất có thể nhằm giảm thời gian chờ đợi và tránh tắc nghẽn trong quá trình tiếp nhận. Tôi biết điều này dễ dàng hơn trong bối cảnh sân cỏ, nhưng nếu có thể trang bị thêm cho tòa nhà của bạn, thì sẽ còn rất nhiều việc phải làm để loại bỏ các điểm nghẽn.
Kích thước phù hợp khu vực tổ chức hàng tồn kho.
Tương tự như vậy, cần có đủ bến tiếp nhận để xử lý khối lượng lô hàng dự kiến, cần có một khu vực dàn dựng rộng để chứa các pallet chứa hàng khi chúng được đội nhận hàng dỡ xuống, kiểm tra và đếm. Hãy xem xét dấu chân hiện tại của bạn và nếu cần, hãy tạo thêm chỗ. Một lần nữa, nó có thể không dễ thực hiện, nhưng nó sẽ có giá trị. Các nhà bán lẻ luôn thiết kế lại toàn bộ cửa hàng mà không cần đóng cửa, di chuyển lối đi và hàng tồn kho một cách có phương pháp. Họ có thể có một số mẹo về những gì bạn có thể làm để giảm thiểu sự gián đoạn hoạt động trong quá trình thay đổi.
Huy động công nhân với các công cụ cần thiết để nhận hàng tồn kho.
Có nhiều loại công nghệ khác nhau mà bạn có thể cung cấp cho nhóm của mình để tự động thu thập dữ liệu khi xử lý các mặt hàng và nhập chúng vào hệ thống kiểm soát hàng tồn kho trong kho. Trong nhiều trường hợp, máy quét đeo được và máy tính di động được đồng bộ hóa với máy in di động có thể đeo ở hông là tốt nhất vì chúng giúp nhân viên rảnh tay để di chuyển vật phẩm một cách nhanh chóng và an toàn. Tuy nhiên, đôi khi có trường hợp cần có một máy trạm di động chạy bằng pin được trang bị máy tính xách tay hoặc máy tính bảng 2 trong 1 và máy in để bàn dành cho các ứng dụng mà màn hình lớn hơn có thể cải thiện hiệu quả và năng suất. Vì vậy, khi bạn đang xem xét dòng hàng hóa và con người hiện tại, hãy chú ý đến điều gì đang làm chúng chậm lại và nói chuyện với họ về loại công nghệ có thể giúp họ hoàn thành từng nhiệm vụ một cách an toàn và nhanh chóng.
Sử dụng các làn đường lưu trữ để định tuyến hàng tồn kho
Bạn không nên để người chạy tới chạy lui khắp kho để đẩy xe hoặc thậm chí vận hành xe nâng để đưa hàng hóa đến gần vị trí kệ lưu trữ của họ. Vì vậy, hãy xem xét việc tự động hóa quá trình này. Nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhận và gửi đi, vì các đội tiếp nhận có thể ở lại khu vực của họ ở khu vực gửi đến. Các đội cất giữ có thể ở trong khu vực “nhận” của họ ở cuối làn đường di chuyển và ngay khi các mặt hàng được chuyển đi, họ có thể phân nhóm và sắp xếp hàng tồn kho mới để giúp nhanh chóng lấy các mặt hàng lên kệ dễ dàng hơn.
Cho dù bạn sử dụng băng tải cố định hay AMR để chuyển hàng tồn kho từ khu vực tiếp nhận kho sang khu vực cất giữ, điều quan trọng là tạo các làn đường “di chuyển” không cản trở chuyển động của các phương tiện đi bộ, xe nâng hoặc AMR khác .
Chừa khoảng trống cho thiết bị nặng di chuyển
Giống như bạn sẽ cần xem xét xe nâng và lượng người qua lại xung quanh làn đường dành riêng của mình, bạn cũng cần cho phép các phương tiện như xe nâng pallet và xe nâng trong khu vực vào – bằng cửa bến và khu vực dàn hàng. Làn đường di chuyển dành cho những phương tiện này phải được đánh dấu rõ ràng và tránh xa hàng tồn kho/mảnh vụn để đảm bảo chúng hoạt động an toàn và hiệu quả. Đây là một trong những cân nhắc quan trọng nhất khi tối ưu hóa bố cục khu vực tiếp nhận!
Giảm thiểu thời gian di chuyển của nhân viên và hàng tồn kho
Nếu bạn muốn giảm khoảng cách di chuyển cho cả công nhân và hàng tồn kho, tôi khuyên bạn nên mở rộng khu vực tiếp nhận. Việc tạo ra một khu vực đủ lớn để bạn có thể đặt các khu vực dàn hàng tồn kho gần bến cảng tiếp nhận và khu vực dàn dựng sẽ giúp giảm thiểu lãng phí chuyển động làm chậm phần còn lại của hoạt động của bạn. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn cũng đang cung cấp cho nhân viên công nghệ di động phù hợp để họ mang theo đến từng điểm làm việc, cho dù đó là công nghệ thiết bị đeo hay máy trạm di động, để họ không phải di chuyển qua lại từ một máy trạm cố định.
Lời kết
Hy vọng với bài viết này bạn có thêm sự lựa chọn về quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
SINO Tín Hòa hiện là công ty giải pháp mã vạch, RFID thành lập từ năm 1994 và làm việc với rất nhiều khách hàng lớn nhỏ. Hiện nay SINO Tín Hòa là đối tác của các thương hiệu lớn như Zebra, HONEYWELL, CIPHERLAB, CINO, SATO… Tất cả đều nhập hàng chính hãng và sự cam kết về bảo hành cũng như chất lượng đội ngũ dịch vụ.
Với quy trình rõ ràng, dịch vụ chăm sóc bảo hành tận tâm, bạn sẽ không cần lo lắng khi thắc mắc về máy hoặc trục trặc trong quá trình sử dụng.
- Bảo hành 1 năm
- Đội ngũ kĩ thuật chăm sóc tận tình
- Cung cấp giải pháp hoàn hảo, không cần phải mua riêng lẻ từng linh kiện khi cần bổ sung
- Giao hàng nhanh chóng
- Công ty uy tín, đã có kinh nghiệm lâu năm trên thị trường
- Chăm sóc khách hàng nhanh chóng
Tìm hiểu chi tiết về dịch vụ với thông tin đầy đủ nhất, bạn hãy liên hệ hotline của SINO Tín Hòa : 028 3848 0585. Ext: 121 để được tư vấn về dòng máy in hóa đơn phù hợp với bạn nhất.
- Sales 1: 090 149 1238
- Sales 2: 0909 353 719
- Sales 3: 090 293 8669
- Sales 4: 093 862 3553
