Trong lĩnh vực quản lý đấu thầu chuỗi cung ứng, RFQ, RFI đã không còn là khái niệm xa lạ. Trong bài viết này, hãy cùng SINO tìm hiểu rõ định nghĩa RFI, RFP, RFQ là gì và hướng dẫn quy trình áp dụng.
RFI là gì?
RFI là viết tắt của Request For Information (Yêu cầu cung cấp thông tin) Là tài liệu được gửi tới nhiều nhà cung cấp để thu thập thông tin chung về sản phẩm, dịch vụ, năng lực hoặc giải pháp. Mục đích là tìm hiểu thị trường, đánh giá tổng quan các lựa chọn trước khi ra quyết định mua hàng hoặc đấu thầu.
RFI thường được sử dụng cho giai đoạn đầu khi doanh nghiệp cần nhiều thông tin từ nhà cung cấp, chưa xác định được giải pháp, sản phẩm rõ ràng trong nhu cầu. Đặc biệt là Giai đoạn khảo sát thị trường, sơ tuyển nhà cung cấp.
Các nội dung RFI thông thường
- Thông tin công ty người yêu cầu
- Mô tả sơ bộ nhu cầu
- Câu hỏi về giải pháp, kinh nghiệm, năng lực
- Không yêu cầu báo giá chính thức
Yêu cầu đề xuất (RFP) là gì?
Yêu cầu đề xuất RFP là yêu cầu về giải pháp mà các nhà cung cấp khác nhau có thể cung cấp để có thể so sánh dựa trên ưu điểm, nhược điểm, những điểm khó khăn mà họ muốn giải quyết, v.v. Yêu cầu đề xuất mời các nhà cung cấp cung cấp thông tin về các giải pháp họ có thể cung cấp và lý do tại sao chúng lý tưởng cho nhu cầu của khách hàng.
RFQ là gì?
RFQ là tên viết tắt của Request For Quotation (Yêu cầu báo giá). Là tài liệu của doanh nghiệp cần đấu thầu gửi đến một hoặc nhiều nhà cung cấp để yêu cầu báo giá chi tiết cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
Mục đích là lấy giá, so sánh chi phí, phục vụ quá trình ra quyết định mua. Quy trình này thường được sử dụng để tìm nhà cung cấp phù hợp dài hạn và ổn định. RFQ thường được sử dụng khi nhà sản xuất đã biết rõ mong muốn về sản phẩm, bao gồm số lượng, yêu cầu kĩ thuật,….
Thông thường RFQ là bước tiếp theo của quy trình sau khi đã chọn được nhà cung cấp tiềm năng từ RFI hoặc RFP.
Quy trình thực hiện RFI và RFQ như thế nào?
Ở Việt Nam, trong đấu thầu chuối cung ứng sẽ chia ra nhiều nhóm doanh nghiệp và mỗi nhóm doanh nghiệp sẽ có cách thực hiện RFI và RFQ khác nhau.
Nhóm doanh nghiệp nhà nước
Đối với doanh nghiệp nhà nước, việc RFI và RFQ sẽ được các nhà cung cấp trình bày giải pháp và báo giá trong gói thầu. Trong tất cả các ngành nghề từ xây dựng, bệnh viện, trường học… thuốc khối nhà nước đều cần phải đấu thầu bằng hình thức tham gia gói thầu công khai trên https://muasamcong.mpi.gov.vn/
Các nhà cung cấp cần chuẩn bị hồ sơ năng lực để thực hiện RFID, RFQ trên những hướng dẫn theo Đấu thầu công.
Nhóm doanh nghiệp tư nhân
Đối với nhóm doanh nghiệp tư nhân, RFID và RFQ sẽ được thực hiện thông thường qua email trao đổi. Doanh nghiệp cần nhà cung cấp sẽ tham khảo trên thị trường trước, sau đó sẽ liên hệ với nhà cung cấp để lấy profile và giải pháp, sau đó tới phần báo giá.
Hoặc nhà cung cấp sẽ tự động chào hàng ở các doanh nghiệp và gửi RFI, RFQ thông qua email làm việc trực tiếp giữa 2 bên.
Nhóm doanh nghiệp FDI
FDI là viết tắt của “Foreign Direct Investment enterprise” – Doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, có số vốn 100% nước ngoài đầu tư trực tiếp tại Việt Nam.
Nhóm doanh nghiệp FDI có đặc điểm là quy trình sẽ theo công ty mẹ ở nước ngoài nên cách thực hiện RFI, RFQ cũng sẽ tùy theo từng đặc điểm của mỗi công ty.
Có những công ty cần nhà cung cấp, sẽ tạo cho nhà cung cấp một account để vào báo giá khi cần báo giá.
Một số doanh nghiệp FDI khác chỉ cần làm việc qua email với đơn vị mua hàng. Nhà cung cấp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin hồ sơ, báo giá chuẩn để làm việc trôi chảy với nhóm doanh nghiệp FDI.
Nhóm doanh nghiệp nước ngoài không ở Việt Nam
Với nhóm doanh nghiệp nước ngoài không ở Việt Nam, các nhà cung cấp Việt Nam có thể gửi RFQ, RFI qua email làm việc trực tiêp hoặc qua sàn thương mại điện tử dành cho B2B như là Alibaba.
Quy trình báo giá trên sàn sẽ theo trình tự như sau:
Quy trình RFQ
Quy trình RFQ truyền thống thường bao gồm 6 giai đoạn cơ bản:
- Chuẩn bị tài liệu sản phẩm.
- TÌm kiếm danh sách nhà cung cấp mong muốn.
- Gửi RFQ.
- Nhận phản hồi.
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Phản hồi các đơn vị không phù hợp.
Được chia theo các loại báo giá: Vàng, Bạc, Đồng
Buyer sẽ được Alibaba đánh giá dựa trên tầng xuất mua hàng và năng lực mua hàng: L1, L2, L3, L4
Lời kết
Chất lượng sản phẩm tốt, giải pháp tốt vẫn chưa quyết định nhà cung cấp có nhận được đơn đặt hàng hay không mà việc tuân thủ quy trình RFP, RFI, RFQ đúng hồ sơ, đúng nhu cầu doanh nghiệp sẽ giúp nhà cung cấp tăng khả năng trúng thầu, trúng đơn đặt hàng hơn rất nhiều.
>> Tìm hiểu thêm:
