Bộ thiết bị quản lý bán lẻ cơ bản cho một cửa hàng gồm 5 món: máy POS hoặc máy tính chạy phần mềm bán hàng, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, máy in tem mã vạch và ngăn kéo đựng tiền. Trong đó, máy in tem là món hay bị bỏ qua nhất, dù nó quyết định việc quét có nhanh và giá có đúng hay không.

Bộ thiết bị quản lý bán lẻ cơ bản gồm những gì?

Dù là tạp hóa, shop thời trang hay cửa hàng mỹ phẩm, quầy bán hàng hiện đại đều xoay quanh một vòng lặp: nhập hàng – dán mã – bán – thu tiền – cập nhật tồn. Mỗi thiết bị dưới đây phụ trách một mắt xích trong vòng lặp đó:

Nếu cửa hàng có kho riêng hoặc chạy chuỗi nhiều điểm, bạn có thể cân nhắc thêm máy kiểm kho cầm tay. Cách dùng thiết bị này đã có trong bài theo dõi hàng tồn kho chính xác. Còn với máy quét, bạn có thể xem bài cách chọn máy quét mã vạch phù hợp.

Vì sao máy in tem là thiết bị quản lý bán lẻ hay bị xem nhẹ?

Nhiều chủ cửa hàng nghĩ hàng nào cũng có sẵn mã vạch từ nhà sản xuất. Thực tế, khi khảo sát các cửa hàng, chúng tôi thường thấy một phần đáng kể hàng hóa không có mã hoặc có mã nhưng không dùng được:

• Hàng tự đóng gói: cà phê, hạt, đồ khô, bánh tự làm, mỹ phẩm chiết lẻ.
• Hàng nhập không có mã EAN: phụ kiện, đồ gia dụng nhỏ, hàng xách tay.
• Cùng mã nhưng khác giá: một sản phẩm có nhiều size, màu hoặc lô hàng giá khác nhau.
• Hàng khuyến mãi, đổi giá: cần tem giá mới mà không đổi mã gốc.

Những mặt hàng này buộc thu ngân phải gõ tay mã hoặc tìm tên trên phần mềm. Mỗi lần như vậy mất thêm vài chục giây và dễ chọn nhầm sản phẩm, kéo theo sai giá và sai tồn kho. Một máy in tem đặt ngay quầy giải quyết gọn vấn đề này: hàng về đến đâu, in tem dán ngay đến đó.

Những loại tem mà thiết bị quản lý bán lẻ cần in được

Trước khi chọn máy, hãy liệt kê các loại tem cửa hàng bạn sẽ in. Phần lớn cửa hàng bán lẻ cần từ ba đến năm loại sau:

• Tem mã vạch sản phẩm: dán trực tiếp lên hàng, thường kèm tên rút gọn và giá.
• Tem giá, tem khuyến mãi: dán đè khi đổi giá hoặc chạy chương trình.
• Tem kệ: dán ở mép kệ, ghi mã, tên và giá để khách đối chiếu.
• Tem vận đơn: nếu cửa hàng bán thêm trên sàn thương mại điện tử, khổ phổ biến 100×150mm.
• Tem bảo hành, tem niêm phong: cho đồ điện tử, phụ kiện, mỹ phẩm.

Điểm đáng chú ý: một máy in tem khổ 4 inch (khoảng 100mm) in được hầu hết các loại trên. Bạn chỉ cần đổi cuộn tem theo kích thước, không cần mua nhiều máy.

iDPRT SP410: máy in tem trong bộ thiết bị quản lý bán lẻ

iDPRT SP410 là máy in tem để bàn khổ 4 inch. Máy hợp với cửa hàng muốn một máy in được cả tem sản phẩm, tem giá và tem vận đơn. Theo thông số công bố của iDPRT, máy có các điểm chính sau.

In nhiệt trực tiếp, không cần mực hay ribbon

SP410 in bằng nhiệt trực tiếp lên giấy cảm nhiệt, nên vật tư duy nhất bạn cần mua là cuộn tem. Không phải thay mực, không phải lắp ribbon, nhân viên mới cũng tự thay cuộn được.

Lưu ý: tem in nhiệt trực tiếp có thể phai khi gặp nắng, nhiệt hoặc ma sát lâu ngày. Loại tem này hợp với tem giá, tem kệ, tem vận đơn, những tem thay đổi thường xuyên. Tem cần giữ nhiều năm hoặc dán ngoài trời nên dùng máy in truyền nhiệt có ribbon như iDPRT iX4L.

Khổ tem linh hoạt, mã vạch sắc nét

Máy nhận cuộn giấy rộng từ 50mm đến 118mm, vùng in tối đa 108mm, độ phân giải 203dpi. Mức này đủ cho mã vạch sản phẩm, tem giá và tem vận đơn 100×150mm. Máy dùng được tem cuộn, tem xếp (fanfold) và tem bế sẵn.

Kết nối USB, chạy trên nhiều hệ điều hành

SP410 kết nối với máy tính qua cổng USB, hỗ trợ Windows, macOS và Linux. Máy không có Bluetooth. Nếu bạn cần in trực tiếp từ điện thoại, hãy liên hệ Sino Corporation để được tư vấn dòng máy có Bluetooth.

Tốc độ in đủ cho giờ cao điểm

Tốc độ in tối đa khoảng 150mm/giây (6 inch/giây). Một tem vận đơn 150mm in xong trong khoảng một giây, còn tem giá nhỏ gần như ra ngay. Kích thước máy gọn, 220×120×108mm, nặng 1,5kg, đặt vừa góc quầy.

Cách bố trí thiết bị quản lý bán lẻ tại quầy để vận hành trơn tru

Mua đủ thiết bị mới là một nửa. Nửa còn lại là sắp xếp để mỗi món được dùng đúng lúc. Đây là quy trình chúng tôi thường gợi ý cho cửa hàng vừa và nhỏ:

• Nhập hàng: tạo mã trên phần mềm, in tem bằng máy in tem và dán ngay khi mở thùng, trước khi lên kệ.
• Lên kệ: in tem kệ cùng lúc, để giá trên kệ và giá trên phần mềm luôn khớp.
• Bán hàng: thu ngân chỉ quét, không gõ tay. Máy in hóa đơn in bill và mở ngăn kéo tiền.
• Đổi giá: sửa giá trên phần mềm trước, in tem giá mới sau, dán đè trong cùng một ca.

Mẹo bố trí: đặt máy in tem ở khu nhập hàng hoặc ngay cạnh máy tính quản lý, không đặt chung với máy in hóa đơn ở quầy thu ngân. Như vậy việc in tem không làm gián đoạn lúc tính tiền cho khách.

Câu hỏi thường gặp về thiết bị quản lý bán lẻ

Cửa hàng nhỏ có cần máy in tem mã vạch không?

Cần, nếu cửa hàng có hàng tự đóng gói, hàng không có mã hoặc hay đổi giá. Máy in tem giúp thu ngân chỉ cần quét, tránh gõ tay nhầm sản phẩm và sai giá.

Máy in tem và máy in hóa đơn có dùng chung được không?

Thường không nên. Máy in hóa đơn in trên giấy cuộn liền để làm bill, còn máy in tem in trên cuộn tem có lớp keo và khoảng cách giữa các tem. Dùng hai máy riêng giúp quầy thu ngân không bị gián đoạn.

iDPRT SP410 có cần mua mực không?

Không. SP410 in nhiệt trực tiếp nên chỉ cần cuộn tem cảm nhiệt, không cần mực hay ribbon.

iDPRT SP410 có in được từ điện thoại không?

SP410 chỉ kết nối USB với máy tính chạy Windows, macOS hoặc Linux. Máy không có Bluetooth, nên nếu cần in từ điện thoại, bạn hãy hỏi Sino Corporation về dòng máy có Bluetooth.

SP410 có in được tem vận đơn cho đơn hàng online không?

Được. Máy in được tem vận đơn khổ 100×150mm phổ biến của các đơn vị vận chuyển. Chi tiết hơn có trong bài máy in vận đơn iDPRT SP410 cho shop online.