Muốn theo dõi hàng tồn kho chính xác, bạn cần ba thứ: mỗi mặt hàng và mỗi vị trí kệ đều có mã, mọi lần nhập, cất, soạn, xuất đều được quét ngay tại chỗ, và kho được kiểm kê luân phiên từng khu thay vì dồn về cuối năm. Bài viết đi qua 5 bước cụ thể và thiết bị hỗ trợ cho từng quy mô kho.

Vì sao theo dõi hàng tồn kho hay bị lệch số?

Hệ thống báo còn 40 thùng, ra kệ chỉ thấy 32. Phần lớn chênh lệch kiểu này không do mất cắp, mà do dữ liệu ghi nhận chậm hoặc sai vị trí. Đây là những nguyên nhân chúng tôi gặp nhiều nhất khi đi khảo sát kho cho khách hàng:

• Cập nhật trễ: hàng đã xuất nhưng cuối ca mới nhập lên hệ thống, trong lúc đó bộ phận bán hàng vẫn nhận đơn.
• Cất sai vị trí: hàng vẫn còn trong kho nhưng không ai tìm thấy, nên bị ghi nhận là thiếu.
• Nhầm mã gần giống: cùng sản phẩm khác màu, khác size, nhân viên chọn nhầm dòng khi nhập tay.
• Hàng trả về, hàng lỗi: nhận lại nhưng chưa nhập kho, hoặc hỏng nhưng chưa trừ tồn.
• Đếm trùng hoặc sót: kiểm kê theo trí nhớ, không biết thùng nào đã đếm.

Điểm chung của các lỗi trên: có một khoảng trống giữa lúc hàng di chuyển và lúc dữ liệu được ghi lại. Năm bước dưới đây tập trung đóng khoảng trống đó.

Bước 1–2: Mã hóa mặt hàng và vị trí để theo dõi hàng tồn kho

Bước 1: Mỗi mã hàng một mã vạch duy nhất

Mỗi biến thể (màu, size, quy cách đóng gói) cần một mã riêng. Nếu chung một mã, máy quét đúng mà số tồn vẫn sai. Hàng cần quản lý số lô, hạn dùng hoặc số serial nên dùng mã 2D để chứa đủ thông tin trên một tem. Xem thêm khi nào nên nâng cấp từ mã 1D lên 2D.

Bước 2: Dán mã vị trí lên từng ô kệ

Đây là bước nhiều kho bỏ qua. Đặt mã vị trí theo quy tắc Khu – Dãy – Kệ – Tầng – Ô, ví dụ A-03-02-04, rồi in tem mã vạch dán lên thanh beam. Khi đã có mã vị trí, câu hỏi không còn là “còn bao nhiêu” mà là “còn bao nhiêu, nằm ở đâu”.

Mẹo: in tem vị trí to, chữ số lớn, đặt ngang tầm mắt. Tem tầng cao nên dùng loại có mã vạch kích thước lớn để máy quét tầm xa đọc được từ dưới sàn.

Bước 3: Theo dõi hàng tồn kho bằng cách quét tại mọi điểm chạm

Số tồn chỉ đúng khi mọi lần hàng di chuyển đều được ghi nhận ngay lúc đó. Một kho thường có năm điểm chạm cần quét:

Quy tắc quan trọng nhất là quét vị trí trước, quét hàng sau. Thao tác này chỉ mất thêm một giây nhưng giúp hệ thống biết chính xác hàng đang nằm ở ô nào.

Để làm được điều này, nhân viên cần thiết bị quét mang theo người và đồng bộ dữ liệu qua Wi-Fi hoặc 4G/5G ngay khi quét. Máy tính di động có đầu quét tích hợp (PDA) đáp ứng đúng nhu cầu này. Dữ liệu lên hệ thống trong vài giây, không phải chờ cuối ca.

Bước 4: Kiểm kê luân phiên để theo dõi hàng tồn kho liên tục

Kiểm kê toàn kho mỗi năm một lần buộc bạn đóng kho, huy động cả đội và chỉ phát hiện sai lệch khi đã quá muộn. Kiểm kê luân phiên (cycle count) chia kho thành nhiều phần nhỏ và đếm xoay vòng mỗi ngày, kho vẫn vận hành bình thường.

Cách phân nhóm hàng phổ biến là theo phân tích ABC, dựa trên giá trị hoặc tần suất xuất:

• Nhóm A: ít mã nhưng chiếm phần lớn giá trị tồn. Gợi ý đếm mỗi tuần.
• Nhóm B: mức trung bình. Gợi ý đếm mỗi tháng.
• Nhóm C: nhiều mã, giá trị thấp, ít biến động. Gợi ý đếm mỗi quý.

Khi phát hiện lệch, đừng chỉ sửa số cho khớp. Hãy ghi lại nguyên nhân (cất sai, nhầm mã, chưa nhập hàng trả). Sau vài tuần, bạn sẽ thấy lỗi tập trung ở khâu nào để sửa tận gốc.

Bước 5: Đo độ chính xác khi theo dõi hàng tồn kho

Không đo thì không biết quy trình mới có hiệu quả hay không. Chỉ số nên theo dõi đầu tiên là độ chính xác tồn kho:

Độ chính xác tồn kho (%) = Số vị trí có số đếm khớp hệ thống ÷ Tổng số vị trí được kiểm × 100

Ví dụ: tuần này kiểm 200 vị trí, có 188 vị trí khớp. Độ chính xác đạt 94%. Hãy theo dõi chỉ số này theo tuần, kèm hai số liệu phụ:

• Số lần điều chỉnh tồn kho trong tuần và nguyên nhân của từng lần.
• Khu vực hoặc nhóm hàng lệch nhiều nhất, để ưu tiên kiểm kê và đào tạo lại.

Thiết bị hỗ trợ theo dõi hàng tồn kho theo quy mô kho

Năm bước trên chỉ chạy trơn tru khi thiết bị quét đủ bền và đủ nhanh cho môi trường kho của bạn. Ba dòng máy tính di động dưới đây do Sino Corporation phân phối, phù hợp với ba quy mô khác nhau. Nếu cần so sánh sâu hơn, xem bài cách chọn máy quét mã vạch phù hợp.

SEUIC AUTOID Q9: kho vừa và nhỏ, nhập số lượng bằng phím

SEUIC AUTOID Q9 có bàn phím 27 phím có đèn nền, rất tiện khi kiểm kê phải gõ số lượng liên tục. Máy chạy Android 10, quét mã 1D và 2D, pin 5.200mAh, nặng 250g, đạt IP67 và chịu rơi 1,8m. Máy còn có NFC và kết nối 4G, Wi-Fi băng tần kép để đồng bộ dữ liệu ngay khi quét.

SEUIC CRUISE2 5G: nhiều điểm kho, cần đồng bộ nhanh

SEUIC CRUISE2 5G phù hợp doanh nghiệp có nhiều kho, cửa hàng hoặc nhân viên giao nhận cần cập nhật tồn từ xa. Máy hỗ trợ 5G, Wi-Fi băng tần kép, màn hình 6 inch dùng được khi đeo găng. Pin 5.000mAh tháo rời, đạt IP68.

Honeywell CK65: kho lớn, kệ cao, chạy nhiều ca

Honeywell CK65 có tầm quét đến 20m, đọc được tem vị trí tầng cao từ dưới sàn. Pin 7.000mAh chạy đến 28 giờ, đủ cho nhiều ca liên tục. Máy đạt IP65 + IP68, chịu rơi 3m và có phiên bản kho lạnh hoạt động từ -30°C.

Câu hỏi thường gặp về theo dõi hàng tồn kho

Bao lâu nên kiểm kê hàng tồn kho một lần?

Nếu áp dụng kiểm kê luân phiên, kho được đếm một phần mỗi ngày. Nhóm hàng giá trị cao nên đếm hàng tuần, nhóm trung bình hàng tháng, nhóm còn lại hàng quý. Cách này giúp phát hiện sai lệch sớm mà không phải đóng kho.

Độ chính xác tồn kho bao nhiêu là tốt?

Không có con số chung cho mọi kho. Hãy đo mức hiện tại trong 2–4 tuần đầu làm mốc, rồi đặt mục tiêu tăng dần theo từng tháng. Điều quan trọng là chỉ số đi lên đều và bạn biết rõ nguyên nhân của mỗi lần lệch.

Kho nhỏ có cần mã vị trí không?

Có. Kể cả kho chỉ vài dãy kệ, mã vị trí giúp nhân viên mới tìm hàng nhanh và tránh tình trạng hàng còn nhưng không ai tìm thấy. Bạn có thể bắt đầu đơn giản với mã Dãy – Kệ – Tầng.

Máy kiểm kho có dùng được với phần mềm quản lý kho đang có không?

Các dòng máy chạy Android như SEUIC AUTOID Q9, CRUISE2 5G và Honeywell CK65 cài được ứng dụng của nhiều phần mềm quản lý kho, bán hàng hoặc ERP. Bạn nên hỏi nhà cung cấp phần mềm xem họ có ứng dụng Android hoặc hỗ trợ nhận dữ liệu quét không.

Hàng trả về nên xử lý thế nào để không lệch tồn?

Quét hàng trả về ngay khi nhận, ghi rõ tình trạng còn bán được hay hàng lỗi, rồi đưa vào vị trí riêng. Chỉ nhập lại tồn bán được sau khi kiểm tra xong, để không bán nhầm hàng lỗi.