Theo quy định về Nghị định số 43/2017/NĐ-CP của Chính phủ: Về nhãn hàng hóa có quy định về dán tem LOT của sản phẩm. Đối với một số hàng hóa cần có đầy đủ về số LOT và cả số DATE. Cùng SINO tìm hiểu số LOT là gì? Và cách tạo số LOT.
Số LOT là gì?
Số lô ( Số LOT) là một mã định danh duy nhất được gán cho một nhóm sản phẩm hoặc vật liệu được sản xuất hoặc chế biến cùng nhau trong cùng điều kiện. Số LOT được kí hiệu bằng số hoặc bằng chữ hoặc sự kết hợp cả số và chữ.
Số lô cho phép doanh nghiệp theo dõi các lô sản phẩm được sản xuất cùng nhau. Chúng đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc: nếu một sản phẩm bị thu hồi, các mặt hàng còn lại trong lô đó có thể dễ dàng được xác định do chúng có cùng số lô.
Việc thu hồi sản phẩm dễ dàng hơn nhiều nhờ sử dụng số lô. Những mặt hàng này có thể được nhanh chóng cách ly và loại khỏi lưu thông hoặc loại khỏi danh mục mà không ảnh hưởng đến các hàng tồn kho khác.
Số lô cho phép kiểm soát chất lượng tốt hơn. Doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác sản phẩm nào có vấn đề, đang nhận được khiếu nại của khách hàng hoặc nhìn chung không bán chạy.
Số lô so với số sê-ri so với SKU
Sau đây là sự khác biệt của số LOT, số seri và SKU
Số LOT
Số LOT được sử dụng để xác định một lô sản phẩm được sản xuất trong cùng điều kiện.
Khi nào nên sử dụng số lô:
- Khi thu hồi, kiểm soát chất lượng và tuân thủ pháp luật là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.
- Số lô thường được sử dụng trong các ngành phân phối các sản phẩm được quản lý, hàng dễ hỏng hoặc các mặt hàng khác yêu cầu kiểm soát chất lượng và theo dõi.
- Ví dụ: dược phẩm, mỹ phẩm và thực phẩm…
Số sê-ri
Số sê-ri là mã định danh duy nhất cho từng sản phẩm hoặc đơn vị sản phẩm, và không có hai số sê-ri nào giống hệt nhau.
Khi nào nên sử dụng số sê-ri:
- Khi cần theo dõi từng mặt hàng riêng lẻ.
- Số sê-ri thường được sử dụng cho các mặt hàng có giá trị cao hoặc cho các sản phẩm phức tạp như dịch vụ hoặc theo dõi bảo hành.
- Ví dụ: xe cộ, đồ điện tử, thiết bị gia dụng hoặc máy móc.
SKU (đơn vị lưu kho)
SKU là mã được các nhà bán lẻ sử dụng để xác định các sản phẩm hoặc biến thể sản phẩm cụ thể cho mục đích kiểm kê.
Khi nào nên sử dụng SKU:
- Để phân loại hàng tồn kho nội bộ nhằm theo dõi số lượng và vị trí của các đơn vị hàng hóa cần bán.
- Khi sản phẩm cần được phân biệt theo các đặc điểm bao gồm kích thước, màu sắc, mẫu mã, v.v.
- Ví dụ: bất kỳ doanh nghiệp nào quản lý nhiều phiên bản của một sản phẩm.
Tại sao số LOT lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Có một vài lý do tại sao số LOT lại quan trọng đối với doanh nghiệp.
Khả năng truy xuất nguồn gốc
Với số LOT, doanh nghiệp có thể theo dõi và truy xuất nguồn gốc sản phẩm từ đầu đến cuối – từ khi bắt đầu chuỗi cung ứng cho đến khi sản phẩm được bày bán trên kệ. Doanh nghiệp có thể sử dụng số lô để theo dõi thời điểm sản phẩm được vận chuyển, thời điểm sản xuất, người nhận sản phẩm và nhiều thông tin khác. Hơn nữa, nó còn giúp theo dõi nhà sản xuất nguyên liệu thô liên quan, ngày và địa điểm sản xuất, v.v.
Khả năng truy xuất nguồn gốc đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định pháp lý và luật tuân thủ, chẳng hạn như thực phẩm và dược phẩm. Nếu cần thu hồi, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thu hồi mọi sản phẩm có số lô đó khỏi kệ.
Kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng hiệu quả có thể giúp ngăn ngừa việc thu hồi sản phẩm. Số lô cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn sâu sắc về chất lượng của các lô hàng. Cuối cùng, điều này giúp họ xác định các vấn đề về tính nhất quán và chất lượng. Nhiều ngành công nghiệp bắt buộc sử dụng lô hàng phải tiến hành kiểm tra lô hàng để đảm bảo các sản phẩm này đạt tiêu chuẩn trước khi lưu hành.
Các nhà cung cấp cũng thường tham gia vào quá trình đánh giá kiểm soát chất lượng, điều này có thể làm giảm khả năng xảy ra lỗi, nhiễm bẩn và các vấn đề phổ biến khác dẫn đến việc thu hồi sản phẩm. Số lô giúp doanh nghiệp phân lập các lô hàng bị ảnh hưởng, đảm bảo các lô hàng khác không bị ảnh hưởng hoặc thất thoát do đó. Điều này cũng giúp duy trì niềm tin và sự tin tưởng của khách hàng. Doanh nghiệp phải đảm bảo ghi chép lại tất cả các biện pháp kiểm soát chất lượng, bao gồm cả thông tin lô hàng.
Cách tạo số LOT cho sản phẩm của bạn
Chọn định dạng cho số lô của bạn
Định dạng bạn sử dụng nên chứa thông tin có ý nghĩa như:
- Số lô: một số duy nhất được gán cho một lô sản phẩm
- Ngày sản xuất: giúp theo dõi quá trình sản xuất sản phẩm
- Mã địa điểm: giúp bạn xác định nguồn gốc sản phẩm
- Mã sản phẩm/danh mục: để phân biệt giữa các dòng sản phẩm khác nhau
- Mã nhà cung cấp: đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều nhà cung cấp khác nhau
Ví dụ về định dạng số lô:
- Địa điểm-YYYYMMDD-Số lô
- Nhà cung cấp-YYYYMMDD-Số lô
- Số lô-YYYYMMDD-Sản phẩm
Như bạn có thể thấy trong các ví dụ trên, số lô không nhất thiết phải bao gồm tất cả thông tin chúng tôi đã liệt kê. Miễn là bạn có một hệ thống phù hợp với mình, bất kỳ sự kết hợp thông tin nào – hoặc bất kỳ thông tin nào khác mà bạn cho là phù hợp – đều có thể sử dụng.
Chọn thông tin cần đưa vào
Số lô của bạn phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh riêng cũng như ngành nghề của bạn. Đó là lý do tại sao bạn có thể chọn sử dụng kết hợp các yếu tố khác nhau, dựa trên các yếu tố như:
Ngày hết hạn: những yếu tố này rất hữu ích đối với thực phẩm và dược phẩm, và cũng có thể được yêu cầu theo luật định, tùy thuộc vào khu vực pháp lý của bạn.
Kích thước lô: đây là số lượng đơn vị được sản xuất hoặc sản xuất cùng nhau. Sử dụng số lô riêng biệt nếu các mặt hàng được sản xuất theo từng lô riêng biệt.
Thông tin nhà cung cấp: điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng xác định nhà cung cấp mà các mặt hàng xuất xứ.
Sử dụng định dạng thống nhất
Giờ bạn đã biết loại thông tin nào cần đưa vào, đã đến lúc quyết định một định dạng thống nhất. Thiết lập một quy trình thống nhất để tạo số lô. Làm như vậy sẽ tránh nhầm lẫn và trùng lặp, đồng thời đảm bảo các lô của bạn được sắp xếp hợp lý. Các định dạng có thể được định dạng như sau:
- Định dạng dựa trên dữ liệu: các số này sử dụng ngày làm mã định danh chính
- Định dạng tuần tự: định dạng đơn giản không sử dụng ngày
- Định dạng kết hợp: kết hợp nhiều yếu tố
Bắt đầu tự động hóa việc đánh số lô
Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho cung cấp tính năng theo dõi tự động và các công cụ tích hợp để tạo số lô. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo các số lô là duy nhất – không bị trùng lặp dữ liệu.
Đảm bảo lưu trữ hồ sơ đúng cách
Trước đó, chúng ta đã thảo luận về việc có bao nhiêu ngành công nghiệp bắt buộc phải cung cấp hồ sơ chi tiết về số lô và thông tin lô. Hãy lưu trữ hồ sơ một cách có tổ chức về thông tin lô liên quan, bao gồm ngày sản xuất, vật liệu sử dụng, địa điểm, v.v. Việc tự động hóa các quy trình hành chính này giúp bạn tránh được các vấn đề phát sinh do lỗi của con người.
Áp dụng số lô cho sản phẩm
Tuân thủ các yêu cầu quy định để dán nhãn đúng số lô cho sản phẩm. Những số lô này phải được ghi rõ ràng trên mỗi mặt hàng. Quá trình này có thể được thực hiện thông qua mã vạch, nhãn in, mã QR hoặc như một phần của quy trình sản xuất bởi nhà cung cấp. Như thường lệ, hãy lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số.
Cách sử dụng số lô
Số lô nên được tích hợp vào hệ thống quản lý hàng tồn kho. Sau đây là cách thực hiện:
- Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho cho phép bạn tự động tạo, lưu trữ và theo dõi số lô. Mỗi lô hàng cần được ghi lại trong hệ thống với tất cả các chi tiết liên quan.
- Chúng tôi cũng đã đề cập trước đó rằng việc tự động tạo số lô có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn cấu hình hệ thống hàng tồn kho của mình để thực hiện việc này.
- Với tất cả số lô được ghi lại, hệ thống sẽ liên kết lại với tất cả dữ liệu bạn cần cho mục đích truy xuất nguồn gốc.
Về việc dán nhãn, hãy nhớ:
- Sử dụng các quy trình dán nhãn chuẩn hóa trên khắp các cơ sở và nhà cung cấp. Điều này đảm bảo nhận dạng và truy xuất nguồn gốc.
- Đảm bảo dán nhãn tại nhiều điểm. Ghi số lô trên bao bì bên ngoài, trên thùng chứa và trong hồ sơ kỹ thuật số trên toàn bộ chuỗi cung ứng.
Các trường hợp cần ghi số lô
- Thu hồi sản phẩm: Số lô giảm thiểu tác động đến các sản phẩm không bị ảnh hưởng vì chúng cho phép thu hồi có mục tiêu.
- Kiểm toán hàng tồn kho: Vì số lô cho phép theo dõi các lô hàng cụ thể trong toàn bộ chuỗi cung ứng – từ sản xuất đến kho bãi đến bán hàng – nên việc kiểm kê hàng tồn kho có thể dễ dàng được xác minh.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Số lô cho phép dễ dàng truy xuất nguồn gốc sản phẩm, cải thiện khả năng hiển thị chuỗi cung ứng. Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn cải thiện trách nhiệm giải trình của nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp có thể duy trì chất lượng sản phẩm bằng cách theo dõi lô hàng. Điều này là do các lỗi có thể được liên kết với các lô hàng cụ thể, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu hồi có mục tiêu. Số lô giảm thiểu gián đoạn và chi phí do các vấn đề về chất lượng. Điều này có nghĩa là chỉ những sản phẩm bị ảnh hưởng mới bị loại khỏi lưu thông. Không chỉ vậy, việc theo dõi lô hàng còn có thể giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề tái diễn. Cuối cùng, điều này giúp giám sát quy trình sản xuất tốt hơn và khả năng cải tiến sau đó.
Tuân thủ
Việc theo dõi lịch sử của từng lô hàng được sản xuất là chìa khóa để tuân thủ các quy định của ngành. Hơn nữa, hồ sơ chi tiết và chính xác sẽ hợp lý hóa quy trình kiểm toán theo quy định, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Đồng thời, việc theo dõi lô hàng giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt và các hình phạt liên quan đến việc không tuân thủ vì sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn bắt buộc.
Hiệu quả
Việc theo dõi lô hàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước, đảm bảo các sản phẩm cũ được sử dụng trước. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hỏng và dược phẩm. Ngoài ra, việc lập kế hoạch sản xuất được hợp lý hóa. Với những hiểu biết sâu sắc về hiệu suất lô hàng, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tăng doanh thu và phân bổ nguồn lực chính xác hơn. Quản lý hàng tồn kho nói chung được hợp lý hóa vì việc theo dõi lô hàng cho phép kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả và chính xác.
Giải pháp in tem LOT
SINO là đơn vị tiên phong trong giải pháp mã vạch và RFID, SINO đã có kinh nghiệm triển khai rất nhiều khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước về giải pháp máy in mã vạch, máy quét mã vạch, tem nhãn… Qúy khách có nhu cầu vui lòng liên hệ Hotline 028 3848 0585. Ext: 121.
>>>> Tìm hiểu thêm:
SINO Corporartion – Nhà phân phối mực in ribbon INKANTO ARMOR
SINO Corporation – Nhà cung cấp máy in công nghiệp hàng đầu
