Chi phí máy in mã vạch trong 3 năm không chỉ là giá mua máy. Con số thật còn gồm vật tư tiêu hao, tiền thay đầu in, bảo trì và thiệt hại khi máy dừng. Cách tính này gọi là tổng chi phí sở hữu (TCO). Bài viết hướng dẫn bạn tự tính TCO qua 4 bước, kèm ví dụ cho shop online và kho hàng.
Nội Dung
- 1 Chi phí máy in mã vạch thực tế gồm những khoản nào?
- 2 Công thức tính chi phí máy in mã vạch trong 3 năm
- 3 Ví dụ tính chi phí máy in mã vạch cho shop online và kho hàng
- 4 4 cách giảm chi phí máy in mã vạch mà vẫn in đẹp
- 5 Sino Corporation tư vấn chi phí máy in mã vạch theo sản lượng thực tế
- 6 Câu hỏi thường gặp về chi phí máy in mã vạch
- 7 Kết luận: tính đúng chi phí máy in mã vạch trước khi mua
Chi phí máy in mã vạch thực tế gồm những khoản nào?
Nhiều doanh nghiệp so sánh hai máy chỉ bằng con số trên báo giá. Máy rẻ hơn vài triệu thường được chọn ngay. Nhưng sau 3 năm, tiền giấy decal, ribbon và đầu in có thể vượt xa khoản chênh lệch đó.
Theo tài liệu phân tích TCO của Videojet, chi phí một hệ thống in nhãn chia thành 4 nhóm: vốn đầu tư, vật tư tiêu hao, bảo trì và nhân công vận hành. Nếu bạn mới tìm hiểu về thiết bị này, hãy đọc trước bài máy in mã vạch là gì.
Giá mua máy in mã vạch và chi phí lắp đặt
Khoản này gồm giá máy, cáp kết nối, phần mềm thiết kế tem và công cài đặt. Bạn chỉ chi một lần. Nếu cần kết nối với phần mềm bán hàng, hãy tính thêm thời gian thiết lập (xem bài tích hợp máy in mã vạch với POS và ERP).
Chi phí vật tư cho máy in mã vạch: giấy decal và ribbon
Đây là khoản chi lặp lại hằng tháng. Sau 3 năm, nó thường là khoản lớn nhất. Máy in nhiệt trực tiếp chỉ tốn giấy decal nhiệt. Máy in truyền nhiệt tốn thêm ribbon (mực in mã vạch). Chọn sai vật tư vừa tốn tiền, vừa làm đầu in hỏng sớm (xem cách chọn giấy decal và mực in cho máy in mã vạch).
Chi phí thay đầu in máy in mã vạch
Đầu in là linh kiện hao mòn chính của máy in tem nhãn, máy in mã vạch. Tuổi thọ đầu in tính bằng chiều dài tem chạy qua, không tính bằng năm. Phần sau sẽ hướng dẫn bạn quy đổi. Trục cao su kéo giấy (platen) cũng mòn dần và cần thay định kỳ.
Bảo trì và thiệt hại khi dừng máy
Đây là khoản hay bị bỏ quên nhất. Máy hỏng giữa ca nghĩa là đơn hàng dồn lại, nhân viên ngồi chờ, xe giao hàng trễ chuyến. Một máy dự phòng hoặc gói bảo trì định kỳ thường rẻ hơn thiệt hại của một ngày kho đứng im.
Công thức tính chi phí máy in mã vạch trong 3 năm
Công thức tổng quát khá đơn giản:
| TCO 3 năm = Giá mua + Vật tư 3 năm + Đầu in, phụ tùng thay thế + Bảo trì + Thiệt hại khi dừng máy |
Phần khó là ước tính đúng từng khoản. Bạn làm lần lượt theo 4 bước dưới đây.
Bước 1: Ước tính số tem in trong 3 năm
Lấy số tem trung bình mỗi ngày nhân với số ngày làm việc. Nếu làm 26 ngày mỗi tháng, công thức là: số tem/ngày × 26 × 12 × 3. Ví dụ, shop in 100 vận đơn mỗi ngày sẽ in khoảng 93.600 tem trong 3 năm.
Bước 2: Quy đổi số tem ra chiều dài in
Nhân số tem với chiều dài một tem cộng khoảng hở giữa hai tem (gap). Tem vận đơn 100×150 mm, gap khoảng 3 mm, dài tổng cộng 153 mm, tức gần 6 inch. Bạn nên đổi ra inch vì tuổi thọ đầu in thường được công bố theo đơn vị này.
Bước 3: So sánh với tuổi thọ đầu in
Theo Midcom Data, đầu in nhiệt trực tiếp thường bền khoảng 1–2 triệu inch. Đầu in truyền nhiệt bền hơn, khoảng 2–10 triệu inch, vì ribbon làm lớp đệm giữa đầu in và giấy. Lấy tổng chiều dài ở bước 2 chia cho tuổi thọ, bạn sẽ biết cần thay đầu in mấy lần.
Bước 4: Cộng đơn giá vật tư và bảo trì
Nhân tổng số tem với đơn giá giấy decal và ribbon mà nhà cung cấp báo cho bạn. Cộng thêm tiền thay đầu in và chi phí bảo trì mỗi năm. Kết quả chính là chi phí thật bạn phải trả trong 3 năm.
Ví dụ tính chi phí máy in mã vạch cho shop online và kho hàng
Cùng một công thức, hai mô hình kinh doanh cho kết quả rất khác nhau. Bảng dưới chỉ tính sản lượng và số lần thay đầu in. Đơn giá vật tư bạn điền theo báo giá thực tế.
| Tiêu chí | Shop online | Kho hàng |
| Sản lượng mỗi ngày | 100 vận đơn | 2.000 tem |
| Kích thước tem | 100×150 mm | 100×50 mm |
| Tổng tem trong 3 năm | 93.600 tem | 1.872.000 tem |
| Tổng chiều dài in | Khoảng 0,56 triệu inch | Khoảng 3,9 triệu inch |
| Công nghệ phù hợp | In nhiệt trực tiếp | In truyền nhiệt |
| Số lần thay đầu in dự kiến | Chưa cần thay | Tối đa 1 lần |
Cách tính: 26 ngày/tháng, gap 3 mm, 1 inch = 25,4 mm. Tuổi thọ đầu in theo số liệu của Midcom Data.
Chi phí máy in mã vạch cho shop online 100 vận đơn/ngày
Tổng chiều dài in chỉ khoảng 0,56 triệu inch. Con số này thấp hơn mức 1–2 triệu inch của đầu in nhiệt trực tiếp. Shop không tốn ribbon, chỉ cần giấy decal nhiệt. Máy để bàn như iDPRT SP410 (in nhiệt trực tiếp, 203 dpi, 152 mm/s) đáp ứng tốt mức này (xem máy in mã vạch cho hộ kinh doanh).
Nếu shop tăng lên 300 đơn mỗi ngày, tổng chiều dài lên khoảng 1,7 triệu inch. Mức này đã chạm ngưỡng tuổi thọ đầu in, nên bạn cần dự trù một đầu in thay thế.
Chi phí máy in mã vạch cho kho hàng 2.000 tem/ngày
Tổng chiều dài khoảng 3,9 triệu inch. Nếu dùng máy in nhiệt trực tiếp, bạn có thể phải thay đầu in 1–3 lần. Máy in truyền nhiệt công nghiệp như iDPRT iX4L hay SATO WT4-AXB dùng ribbon nên đầu in bền hơn. Thường bạn chỉ cần thay tối đa một lần.
Tem in truyền nhiệt cũng chịu ma sát, nhiệt và ánh nắng tốt hơn. Kho có tem dán lâu ngày trên pallet, thùng hàng sẽ ít phải in lại (xem ứng dụng máy in mã vạch trong kho vận và logistics).
4 cách giảm chi phí máy in mã vạch mà vẫn in đẹp
Chọn đúng công nghệ in ngay từ đầu
Quy tắc nhanh: tem dùng ngắn ngày như vận đơn thì chọn in nhiệt trực tiếp. Tem cần lưu lâu, chịu ma sát thì chọn in truyền nhiệt. Bạn xem so sánh chi tiết trong bài Direct Thermal và Thermal Transfer.
Dùng ribbon và giấy decal chất lượng
Cũng theo Midcom Data, ribbon và nhãn tốt có thể kéo dài tuổi thọ đầu in thêm khoảng 30–50%, dù giá chỉ cao hơn 10–20%. Ribbon nên rộng hơn tem để che kín đầu in.
Ribbon wax AWR-XL của ARMOR-IIMAK có cuộn dài hơn, giúp thời gian chạy máy tăng thêm tới 40%. Ít lần thay cuộn nghĩa là ít lần dừng máy. Bạn có thể tham khảo thêm cách chọn ribbon wax, wax-resin và resin.
Vệ sinh đầu in đúng lịch
Bụi giấy và keo bám trên đầu in khiến máy phải tăng nhiệt mới in rõ. Nhiệt cao kéo dài làm đầu in hỏng sớm. Hãy lau đầu in bằng cồn isopropyl mỗi tuần, hoặc mỗi ngày nếu in nhiều (xem cách vệ sinh đầu in nhiệt).
Chọn máy đúng công suất
Máy để bàn chạy quá tải trong kho lớn sẽ nhanh hỏng. Chạy máy vượt tốc độ khuyến nghị cũng làm đầu in nóng và mòn nhanh. Ngược lại, mua máy công nghiệp cho shop nhỏ là lãng phí vốn. Hãy chọn theo sản lượng ở bước 1 (xem các loại máy in mã vạch để bàn, công nghiệp, cầm tay và máy in mã vạch công nghiệp cho nhà xưởng).
Sino Corporation tư vấn chi phí máy in mã vạch theo sản lượng thực tế
Sino Corporation có hơn 30 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp mã vạch tại Việt Nam. Chúng tôi phân phối máy in tem nhãn, máy in mã vạch iDPRT, SATO và ribbon ARMOR-IIMAK. Đội ngũ sẽ cùng bạn tính sản lượng, chọn công nghệ in và lập dự toán vật tư cho 3 năm.
| Bạn muốn biết máy nào có chi phí 3 năm thấp nhất cho kho của mình? Để lại thông tin hoặc gọi hotline (028) 3848 0585 – (028) 3848 0666. Sino Corporation sẽ gửi bảng dự toán theo đúng sản lượng của bạn. |
Câu hỏi thường gặp về chi phí máy in mã vạch
Máy in mã vạch giá rẻ có tiết kiệm hơn không?
Chưa chắc. Máy rẻ có thể dùng đầu in kém bền hoặc kén vật tư. Bạn nên tính TCO 3 năm rồi mới so sánh.
Đầu in máy in mã vạch dùng được bao lâu?
Tuổi thọ tính theo chiều dài in, không theo năm. Đầu in nhiệt trực tiếp thường bền khoảng 1–2 triệu inch. Đầu in truyền nhiệt khoảng 2–10 triệu inch, tùy model và cách bảo quản.
Máy in truyền nhiệt tốn ribbon, vậy có đắt hơn không?
Với sản lượng nhỏ, in nhiệt trực tiếp thường rẻ hơn. Với sản lượng lớn, đầu in truyền nhiệt bền hơn và tem cũng bền hơn. Vì vậy tổng chi phí 3 năm có thể thấp hơn.
Có nên mua máy in dự phòng không?
Nên, nếu máy in nằm trên dây chuyền đóng gói hoặc xuất kho. Thiệt hại của một ngày dừng kho có thể cao hơn giá một máy để bàn.
Kết luận: tính đúng chi phí máy in mã vạch trước khi mua
Giá mua chỉ là điểm bắt đầu. Hãy ước tính sản lượng, quy ra chiều dài in và so với tuổi thọ đầu in. Làm vậy, bạn sẽ thấy máy nào thật sự rẻ sau 3 năm. Nếu cần thêm tiêu chí chọn máy, xem bài kinh nghiệm mua máy in mã vạch phù hợp.
