Với sự phát triển vượt trội của bán hàng online hiện nay giúp cho các công ty vận chuyển gia tăng đơn hàng lên gấp nhiều lần. Khối lượng bưu kiện ngày càng tăng và tình trạng thất thoát hàng sẽ chiếm tỷ lệ thuận. Các công ty vận chuyển logistic đã có phương án cải thiện tình trạng hàng bị bỏ lại, lạc vị trí hoặc mất hàng chưa? SINO sẽ trình bày phương án cải thiện dịch vụ vận chuyển thông qua tăng cường quản lý thiết bị di động.
Tình huống xảy ra khi thiết bị di động bị ngắt kết nối
Thông thường các công ty vận chuyển sẽ quản lý hàng hóa thông qua phần mềm quản lý và các thiết bị phần cứng có nhiệm vụ cập nhật dữ liệu vào hệ thống chung. Việc cập nhật hàng hóa đang ở đâu trong thời gian thực là rất quan trọng. Việc cập nhật hàng hóa theo thời gian thực sẽ giúp các công ty vận chuyển quản lý tốt hơn cũng như là khách hàng có thể theo dõi sát sao hàng hóa mình đang ở đâu. Hạn chế việc nhân lực chăm sóc khách hàng khi khách hàng có thắc mắc về hàng hóa cũng như là minh bạch, kiểm tra chéo được các bưu cục làm việc có chậm trễ hay không, tránh tình trạng mất hàng nhưng không bên nào chịu nhận trách nhiệm.
Sau đây là những tình huống dễ gặp phải dẫn đến việc hàng hóa không được cập nhật dữ liệu trên hệ thống theo thời gian thực.
Thiết bị hoặc phần mềm lỗi thời, chậm
Nhiều nhân viên giao nhận đang sử dụng các công nghệ cũ, thiếu bộ công cụ truyền thông và thu thập dữ liệu cần thiết cho các yêu cầu định tuyến và báo cáo theo thời gian thực sẽ dẫn đến việc cập nhật tình hình hàng hóa rất chậm, dẫn đến việc nhận hoặc giao khá tốn thời gian và dễ dẫn đến việc nhân viên để gộp chung lại mới cập nhật và rất dễ mất hàng.
Các thiết bị có nguồn không ổn định
Ngay cả khi có các thiết bị mới nhất trong tay, mọi thứ vẫn có thể xảy ra sai sót, chẳng hạn như pin hết giữa chừng khi giao hàng. Điều này có thể phòng ngừa được bằng việc trang bị các thiết bị hỗ trợ sạc. Việc đầu tư các thiết bị sạc này tuy tốn kém thêm ngân sách nhưng đảm bảo hàng hóa không thất lạc, uy tín được tăng thì khách hàng cũng sẽ tin tưởng và doanh nghiệp sẽ tăng trưởng doanh thu nhanh hơn.
Mỗi tình huống này đều gây ra rất nhiều vấn đề, nhiều vấn đề mà các nhà lãnh đạo không biết. Nếu không có khả năng theo dõi việc sử dụng thiết bị vì bạn không có cách nào để xem những gì đang xảy ra với thiết bị đó trừ khi người vận chuyển báo cáo sự cố, thì bạn sẽ gặp phải vấn đề lớn hơn là chỉ cần sửa chữa hoặc thay thế một công cụ công nghệ.
Giải pháp xử lý cho những tình huống này
Khi thấu hiểu được những vấn đề khó khăn từ đơn vị giao hàng, các nhà lãnh đạo sẽ có những phương án tối ưu nhất cho việc xử lý đơn hàng, giao nhận, giúp giảm tình trạng ứ đọng hàng hóa, thất thoát và tăng uy tín cho doanh nghiệp.
Trang bị cho nhân viên giao hàng các thiết bị di động tốt
Công ty trang bị cho nhân viên giao hàng thiết bị di động có độ bảo mật cao, kết nối tốt, được trang bị phụ kiện tùy chỉnh, cân bằng giữa độ bền và thiết kế thân thiện với người tiêu dùng sẽ hỗ trợ được rất nhiều trong việc nhân viên cập nhật hàng hóa trong thời gian thực.
Thiết bị nhẹ nhưng đủ bền để hoạt động tốt trong những ngày tuyết rơi, mưa và bụi cũng như trong những ngày nắng đẹp.
Thiết bị cũng cần phải hoạt động cho dù nhân viên giao hàng (hoặc khách hàng ký nhận bưu kiện) có đeo găng tay, sử dụng ngón tay trần hay cầm bút. Để đảm bảo sự thoải mái và hiệu quả, nhân viên bưu chính cần có khả năng tùy chỉnh thiết lập của mình bằng các phụ kiện như tai nghe để liên lạc bằng giọng nói hoặc vòng đeo tay để rảnh tay khi quét và chuyển phát.
Tích hợp phần mềm phù hợp để hỗ trợ
Cả hoạt động hậu cần và nhân viên tuyến đầu cần hướng dẫn theo thời gian thực về các thay đổi giao hàng và cập nhật trạng thái. Nếu họ cần nhận và xử lý thanh toán trên tuyến đường của mình, họ sẽ cần một cách để thực hiện đo kích thước di động và chấp nhận thanh toán di động.
Đào tạo nhân viên giao hàng về cách sử dụng thiết bị
Đồng thời cung cấp các tài nguyên theo yêu cầu để giúp họ quen với các tính năng ít được sử dụng.
Điều này sẽ giúp những người mới làm quen với công nghệ trở nên thoải mái hơn với các thiết bị và thúc đẩy việc áp dụng rộng rãi hơn. Nó cũng giúp chỉ cho họ các công cụ tự chẩn đoán có sẵn trong trường hợp họ đột nhiên mất tín hiệu không dây hoặc vô tình nhấn nhầm nút và thay đổi cài đặt.
Theo dõi việc sử dụng và hiệu suất của thiết bị.
Nếu bạn không biết nhân viên giao hàng đang sử dụng thiết bị di động cá nhân của họ như thế nào hoặc có sử dụng thiết bị di động cá nhân của họ hay không, sẽ rất khó để biết có vấn đề gì không, chứ đừng nói đến cách khắc phục.
Mục hành động cuối cùng này – giám sát tập trung việc sử dụng và hiệu suất của mọi thiết bị trong đội xe của bạn – là quan trọng nhất. Đó là cách bạn kiểm soát số tiền bạn kiếm được, tiết kiệm hoặc mất do chi tiêu cho công nghệ di động của mình.
Nếu bạn có thể theo dõi những thiết bị nào không được sử dụng hoặc sạc đúng cách, bạn có thể thực hiện các bước chủ động để giải quyết tình hình. Hiệu suất thiết bị cũng vậy. Nếu công ty có nhóm IT chuẩn bị cảnh báo về sự cố tiềm ẩn về pin, bảo mật hoặc kết nối ngay từ đầu, bạn có thể khắc phục sự cố và giải quyết trước khi sự cố thực sự gây gián đoạn. Bảo trì và quản lý thiết bị phòng ngừa luôn là chiến lược tốt nhất, đặc biệt là khi các thiết bị di động đó là cách duy nhất bạn có thể:
Quản lý thiết bị
- Cung cấp hướng dẫn điều hướng chính xác dựa trên các yếu tố giao thông, thời tiết và hoạt động theo thời gian thực.
- Triển khai định tuyến động.
- Thông báo các thay đổi về giao hàng trên chuyến bay cho nhân viên bưu điện.
- Cho phép theo dõi thời gian thực cho khách hàng.
- Thực hiện dịch vụ tận nhà và thanh toán di động.
- Tạo điều kiện giao tiếp bằng giọng nói giữa các hãng vận tải, bưu điện và nhóm dịch vụ khách hàng.
- Đảm bảo giao hàng đúng giờ lần đầu tiên để khách hàng hoàn toàn hài lòng.
- Phối hợp các phương án nhận hàng thay thế nếu lần giao hàng đầu tiên không thành công.
Mặt khác, nếu bạn không thể theo dõi những gì đang diễn ra tại hiện trường hoặc với thiết bị đó, thì thiết bị đó có thực sự hữu ích không? Hay bạn chỉ lãng phí tiền mua thứ gì đó không bao giờ giúp bạn tiết kiệm, chứ đừng nói đến kiếm tiền?
Quá nhiều điều hối tiếc…Quá nhiều thời gian dành cho việc sửa chữa những quyết định sai lầm
Nhiều công ty vận chuyển logistic đã mắc sai lầm khi mua thiết bị di động chỉ dựa trên giá cả. Nếu không có hệ thống hỗ trợ chủ động từ nhà sản xuất, họ phải tự khắc phục sự cố. Do đó, các nhân viên giao nhận phải làm việc ngoại tuyến hoặc sử dụng các thiết bị cá nhân không an toàn, không thể thanh toán tại hiện trường hoặc không thể truy cập các công cụ đo kích thước di động để xử lý đúng cách các bưu kiện mà họ nhận được.
Tệ hơn nữa, các nhà cung cấp dịch vụ bưu chính này đã học được bài học đắt giá về số tiền và thời gian họ mất khi phải thay thế các thiết bị mà họ không thể sửa được. Mặc dù một số nhà cung cấp có chế độ bảo hành toàn diện cho việc thay thế thiết bị 1:1, nhưng họ phải nhờ người đến để định cấu hình và quản lý từng thiết bị mới sau khi nhận được.
Họ cũng phải vượt qua nhiều vòng để được “xác nhận” thay thế thiết bị, thường là phải gửi thiết bị đến trung tâm dịch vụ trước. Vì thiết bị không thể sửa chữa được, họ phải chờ thay thế hoặc bỏ thêm tiền để mua phụ tùng dự phòng trong trường hợp những sự cố như thế này xảy ra vì, như tôi đã đề cập, để một nhân viên bưu điện không có thiết bị di động trong tay dù chỉ một ngày cũng tốn kém không kém.
Những câu hỏi đặt ra trước khi bạn mua thiết bị di động
– Giải pháp này có đạt được ROI như mong đợi không?
– Có thể giảm thiểu tình trạng mất mát và hỏng hóc thiết bị không?
– Có thấy khả năng kiểm soát chi phí tốt hơn sau khi triển khai không?
– Trải nghiệm của người dùng có được cải thiện thông qua quản lý thiết bị chủ động không?
– Có quyền truy cập vào các dịch vụ và hỗ trợ đầu cuối, bao gồm thử nghiệm và xác thực ứng dụng, quản lý hệ điều hành và bảo mật, phân tích và báo cáo thông minh/chủ động và đào tạo không?
– Người dùng cuối – có thể truy cập vào bộ phận trợ giúp 24/7 không?
– Nhà cung cấp dịch vụ được quản lý có cung cấp nền tảng quản lý thiết bị di động tích hợp đầy đủ và cơ sở hạ tầng sửa chữa phụ trợ không?
Việc có được câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn cân nhắc các lựa chọn của mình và đảm bảo bạn đang đưa ra lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.
Lời kết
SINO là đơn vị tiên phong trong giải pháp mã vạch và RFID, đã làm việc với nhiều công ty vận chuyển logistic lớn ở Việt Nam. Với một giải pháp trọn gói gồm các thiết bị phần cứng và phần mềm, các chuyên viên kĩ thuật SINO sẽ tư vấn bạn một giải pháp phù hợp nhất, hiệu quả về kinh tế cũng như vận hành cho doanh nghiệp bạn.
Liên hệ: Hotline: (028) 384 80666 – (028) 384 80585
Tìm hiểu thêm:
