Tổ chức sự kiện doanh nghiệp ngày nay đã trở thành một phần hoạt động không thể thiếu trong việc kết nối giao thương, tìm đối tác cho các công ty lớn, nhỏ. Sự kiện cũng là hoạt động truyền thông của doanh nghiệp giúp khách hàng biết đến các thương hiệu mới, kết nối các khách hàng trong và ngoài nước giúp gia tăng đơn hàng và độ nhận biết thương hiệu. Đối với các công ty tổ chức sự kiện, điều khó khăn là làm thế nào giảm thiểu được những tình huống xấu nhất xảy ra, giúp các khách mời an toàn cũng như gói gọn đúng đối tượng khách hàng cần hướng tới, đảm bảo cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Giải pháp check-in sự kiện là một giải pháp toàn diện giúp các công ty tổ chức sự kiện doanh nghiệp quản lý tốt vai trò tổ chức sự kiện. Cùng SINO tìm hiểu giải pháp check-in sự kiện giúp bạn tổ chức hoàn hảo cho các sự kiện.
Các sự kiện kết nối doanh nghiệp
Khác với các sự kiện cho khách lẻ tham quan hoặc sự kiện event có vé mời tham dự, sự kiện kết nối doanh nghiệp được tổ chức thường xuyên nhằm kết nối thương mại, góp phần hỗ trợ cho các doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài có cơ hội kết nối, hợp tác làm ăn.
Các sự kiện doanh nghiệp này thường được diễn ra ở các trung tâm triển lãm quy mô lớn và thường xuyên tổ chức như SECC, chương trình VMIF triển lãm công nghiệp sản xuất diễn ra ở Bình Dương, Bắc Ninh, Hồ Chí Minh, Kết nối doanh nghiệp Việt Nam…
Đặc điểm khách mời ở những chương trình này có số lượng từ trung bình đến lớn, từ 30-1000 khách mời doanh nghiệp đến tham dự. Việc kiểm soát khách mời có đúng danh sách khách hàng mà tổ chức đã thông báo chuẩn bị hay không sẽ hơi khó khăn nếu như không có một giải pháp quản lý triệt để.
Khó khăn của khâu quản lý sự kiện doanh nghiệp
Với những sự kiện quy mô lớn như vậy, việc chuẩn bị đã phải tốn rất nhiều thời gian và nhân lực để hoàn thành một sự kiện thành công. Không những vậy, việc kiểm soát khách mời, khách tham quan đúng trọng tâm sẽ góp phần tạo nên kết nối làm ăn lâu dài với các thương hiệu đã đăng ký sự kiện.
Việc tổ chức một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, đều đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, đặc biệt là trong việc kiểm soát người ra vào. Nếu yếu tố này bị bỏ qua hoặc thực hiện không hiệu quả, có thể dẫn đến hàng loạt vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và uy tín của sự kiện. Dưới đây là những rủi ro tiềm ẩn khi không kiểm soát tốt người ra vào:
Tăng Nguy Cơ Quá Tải
Không kiểm soát được số lượng khách tham gia sẽ khiến không gian sự kiện nhanh chóng trở nên quá tải, dẫn đến tình trạng chen lấn, mất trật tự. Điều này không chỉ gây khó chịu cho các khách tham dự sự kiện.
Mất An Ninh và An Toàn
Khi không có biện pháp kiểm soát chặt chẽ, những người không mời hoặc không đăng ký có thể dễ dàng xâm nhập sự kiện. Điều này làm tăng nguy cơ mất cắp tài sản, xung đột.
Ảnh Hưởng Đến Hình Ảnh và Uy Tín
Một sự kiện thiếu quản lý chuyên nghiệp có thể khiến khách hàng và đối tác mất niềm tin. Hình ảnh thương hiệu của tổ chức cũng bị tổn hại nghiêm trọng, gây khó khăn trong việc tổ chức các sự kiện trong tương lai.
Khó Quản Lý Dữ Liệu và Phản Hồi
Không kiểm soát người ra vào đồng nghĩa với việc không thể thu thập dữ liệu khách hàng chính xác. Điều này ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả sự kiện và không thể tối ưu hóa chiến lược tiếp cận khách hàng trong tương lai.
Tăng Chi Phí Không Cần Thiết
Việc mất kiểm soát có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên, từ việc chuẩn bị thừa thức ăn, đồ uống đến chi phí bồi thường trong các sự cố không mong muốn.
Giải pháp Check-in sự kiện từ SINO Corporation
Giải pháp check-in sự kiện từ SINO Corporation áp dụng vào quản lý khách mời đó chính là giải pháp mã vạch hoặc RFID.
Hiện nay đối với các khách mời đã lên kế hoạch mời cụ thể. Ban tổ chức có thể gửi thư mời cho khách hoặc nhờ khách mời đăng ký trước qua website của đơn vị tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo đúng khách hàng, đúng số lượng khách mời đã đăng ký.
Giải pháp check-in sự kiện bằng mã vạch
Với trường hợp nhân viên in mã QR Code lên thẻ cho khách hàng
Với giải pháp mã vạch, mỗi khách mời được gửi thư mời bằng 1 mã QR Code khác nhau. Khi khách mời đến tham dự sự kiện, nhân viên bên tổ chức sự kiện sẽ in thẻ thông tin từ mã QR Code đó gồm tên khách hàng, tên công ty và in ra thẻ bằng máy in mã vạch chuyên dụng. Thẻ được gắn vào dây đeo và khách hàng sẽ qua hàng rào an ninh và vào cổng tham dự.
Nếu có trường hợp phát sinh khách mời chưa có mã QR Code thì nhân viên có thể linh động tạo mã vạch/ mã QR từ phần mềm tạo QR Code và in thẻ trực tiếp vào cổng cho khách hàng ngay lập tức nếu có trường hợp phát sinh.
Với trường hợp khách dùng sẵn mã QR Code trên điện thoại
Với trường hợp hạn chế phải in thẻ tham dự sự kiện với các sự kiện đã fix sẵn số lượng khách mời, đơn vị tổ chức sự kiện chỉ cần chuẩn bị: Phần mềm quản lý + máy tính + máy quét mã vạch.
Khi khách hàng tới sự kiện, khách hàng sẽ đưa mã QR từ máy điện thoại đã được gửi từ đơn vị tổ chức sự kiện trước đó. Nhân viên sẽ quét thao tác bằng máy quét mã vạch, máy quét mã vạch sẽ nhận diện trên hệ thống xem là mã QR Code này có đúng hợp lệ với danh sách đã có sẵn hay không. Sau khi kiểm tra trên hệ thống xong thì khách mời được mời vào sự kiện. Việc quét mã và kiểm tra mã QR Code của khách chỉ tốn 30s.
Giải pháp check-in sự kiện bằng RFID
Với giải pháp check-in sự kiện bằng RFID sẽ dành cho quy mô rất lớn và nhân sự sự kiện không đủ để kiểm soát số lượng khách mời tham dự quá đông. Chi phí giải pháp check-in sự kiện bằng RFID cũng khá cao so với giải pháp mã vạch nhưng việc kiểm soát bằng RFID đem lại hiệu quả tối ưu lên đến 95%.
Mô tả giải pháp check-in sự kiện bằng RFID:
Đơn vị tổ chức cung cấp vé hoặc thẻ RFID
Người tham dự sẽ nhận được vé, vòng tay, hoặc thẻ gắn chip RFID trước sự kiện. Mỗi chip sẽ được mã hóa với thông tin cá nhân hoặc mã đăng ký duy nhất. Đây là vé có chứa RFID để nhận diện đúng khách mời tham dự.
Cổng quét RFID tại điểm check-in
Các cổng quét hoặc thiết bị cầm tay đọc RFID sẽ được đặt tại lối vào. Khi người tham dự quét vé RFID, hệ thống sẽ tự động xác nhận thông tin. Cổng quét này có thể là 2 hoặc 3 hoặc 4 cửa song song nhau, tùy theo số lượng khách tham dự mà đơn vị tổ chức sẽ tính toán đầu tư cho phù hợp.
Đồng bộ hóa dữ liệu
Khi khách mời bước qua cổng RFID được đặt tại lối ra vào cùng với vé, thẻ có chứa sẵn chip RFID. Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái check-in theo thời gian thực, đảm bảo không xảy ra nhầm lẫn hoặc gian lận.
Quản lý khách tham dự trong sự kiện
Công nghệ RFID không chỉ dừng lại ở check-in mà còn có thể theo dõi người tham dự tại các khu vực khác nhau, hỗ trợ phân tích dữ liệu sau sự kiện.
Cung cấp máy quét mã vạch, máy in mã vạch, hệ thống RFID cho check-in sự kiện
SINO Corporation hiện tại là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực mã vạch và RFID chuyên cung cấp thiết bị máy quét mã vạch, máy in mã vạch phục vụ cho check-in sự kiện. Đến với SINO Corporation, bạn sẽ được tư vấn các loại máy quét mã vạch, máy in mã vạch phù hợp với ngân sách cũng như hiệu suất quét mã, in mã trong sự kiện bạn tổ chức.
Đối với chúng tôi, sự hài lòng của khách hàng được đặt lên hàng đầu. Với đội ngũ kĩ thuật nhiều năm kinh nghiệm, là đối tác chính hãng của nhiều đơn vị cung cấp máy in mã vạch, máy quét mã vạch, SINO Corporation cung cấp cho bạn dòng máy phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô sự kiện của bạn.
Hãy liên hệ số hotline (028) 2253 9988 để được tư vấn và hỗ trợ thêm thông tin về giải pháp check-in sự kiện.
Tìm hiểu thêm:
Triển khai RFID cho công ty may mặc
